Якщо індивідуальний строк виконання документа відрізняється від строку, визначеного для даної групи документів, то терміном виконання визначається індивідуальний строк.
Строки виконання документів вираховуються у календарних днях від дати надходження (реєстрації) для вхідних документів та від дати підписання або затвердження для документів, розроблених організацією, якщо в них не визначено інше.
Зміна строку виконання здійснюється лише за вказівкою керівника в такому порядку:
1) типові строки — прийняттям нового акта, яким їх встановлено;
2) індивідуальні—посадовими особами, які їх встановлювали.
Продовження строку виконання повинно бути оформлено зразу ж після
одержання документа виконавцем або не менше ніж за 2—3 дні до закінчення строку виконання, якщо в процесі виконання з’ясувалось, що виконати документ у встановлений строк неможливо.
Для цього відповідальний виконавець готує мотивоване клопотання про подовження строку на ім’я посадової особи, яка його встановила. Про зміну строку виконання документа в той же день виконавець повідомляє службу контролю канцелярії з відміткою в реєстраційно-контрольній картці. В іншому разі документ вважається невиконаним у встановлений строк (додаток 11).
ЗДІЙСНЕННЯ КОНТРОЛЮ ЗА ВИКОНАННЯМ ДОКУМЕНТІВ
Контроль за виконанням документів містить:
1) постановку документа (доручення) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;
2) перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;
3) попередню перевірку і регулювання ходу виконання;
4) облік і узагальнення результатів контролю виконання документів (доручень);
5) інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);
6) повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданні колегіальних органів;
7) зняття документів з контролю;
8) формування картотеки виконаних документів.
Контроль за виконанням документів здійснюється з використанням реєстраційно-контрольних карток, додаткові примірники яких виготовляються при постановці документів на контроль. Одночасно на документі, що підлягає контролю, на лівому полі першої сторінки проставляється штамп (робиться напис посадовою особою, яка встановила контроль) “Контроль” або буква “К”, після чого документ передається виконавцю, а один примірник реєстраційно-контрольної картки вміщується до контрольної картотеки.
Картки контрольованих документів групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за строками виконання документів, за виконавцями, групами документів тощо.
Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або при проведенні перевірки структурного підрозділу-виконавця, вносяться до графи “Контрольні відмітки” реєстраційно-контрольної картки. При цьому попередні записи не фіксуються.
При автоматизованій формі контролю періодично (раз на місяць) складаються і надсилаються до структурних підрозділів переліки невиконаних ними у встановлені строки документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до канцелярії (контрольної служби для узагальнення).
Інформація про строки виконання доручень і документів, зведення про стан їх виконання, а також відомості про перенесення строків та інформація про завершення виконання виводиться на екран дисплея і роздруковується на папері за встановленою або за довільною формою, передається на зберігання до архіву.
Документ вважається виконаним лише тоді, коли питання, поставлені в ньому, вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.
Після виконання документи (доручення) знімаються з контролю. Зняти документ з контролю може тільки відповідальна особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і в картці робиться відмітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття з контролю вносяться в контрольну картку і містять дату виконання, номер вихідного документа і його короткий зміст, прізвище і підпис керівника структурного підрозділу—відповідального виконавця.
» следующая страница »
1 ... 114 115 116 117 118 119120 121 122 123 124 ... 240