ПОРЯДОК ОБРОБКИ ТА ВІДПРАВЛЕННЯ ВИХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ
Вихідна кореспонденція обробляється і відправляється централізовано канцелярією в день її одержання від структурних підрозділів, але не пізніше наступного робочого дня.
Відправлення або передача працівникам установ документів без їх реєстрації в канцелярії не допускається.
Документи, призначені для відправлення, приймаються канцелярією повністю оформленими, підписаними і зареєстрованими з позначкою про категорію відправлення (крім простих відправлень).
Первинне оформлення вихідної кореспонденції здійснюють виконавці:
- проставляють початкові цифри індексу вихідного документа (індекс структурного підрозділу і справи за номенклатурою);
- зазначають на конверті поштову адресу (поштовий індекс, область, місто, вулиця, номер будинку) і передають у незапечатаному вигляді до канцелярії на реєстрацію, обробку і відправлення.
Під час приймання від виконавців вихідних документів канцелярія обов’язково перевіряє:
- правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;
- наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
- наявність віз на копіяхдокументів, що залишаються у справах установи;
- наявність на документі відмітки про додатки;
- повноту зазначення адреси кореспондента;
- відповідність кількості примірників кількості адресатів.
Канцелярія після реєстрації вихідної кореспонденції здійснює її обробку і
відправлення. На рекомендовану кореспонденцію складається реєстр, в якому працівник канцелярії проставляє своє прізвище і дату відправки.
Внутрішнє надсилання документів посадовим особам та структурним підрозділам здійснюється за реєстром надсилання.
Працівник канцелярії здає рекомендовану кореспонденцію на пошту, отримає квитанцію з обов’язковим проставленням поштового штемпеля на реєстрі і квитанції, слідкує за чіткістю його відтиску і правильністю зазначеної дати відправлення.
Якщо відправляється один конверт рекомендованої кореспонденції, реєстр не складається, а конверт відправляється за окремою поштовою квитанцією, яка зберігається в канцелярії і при потребі використовується як доказ відправки рекомендованої кореспонденції.
Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, що містяться в конверті.
Вихідні документи для групового надсилання передаються до канцелярії після їх підписання разом із примірником для тиражування (без підпису й віз) та розрахунком надсилання. Замість підпису проставляється печатка загального відділу, що означає, що документи підписані.
Телеграми і термінова кореспонденція факсом відправляються канцелярією протягом дня.
Документи на адресу Верховної Ради України, адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України доставляється кур’єром під розпис у розносній книзі або на картці-повідомленні про вручення.
З метою здійснення аналізу і контролю за виконанням доручень вищих органів, а також аналізу надсилання нормативних і методичних документів структурні підрозділи разом з оригіналом для відправки адресату передають до канцелярії один примірник кожного документа, що надсилається.
Вихідна кореспонденція залежно від її важливості відправляється:
1) цінними, рекомендованими, простими відправленнями;
2) простими, рекомендованими, цінними бандеролями;
3) електронною поштою або факсом.
Категорія поштового відправлення визначається виконавцем документа.
Вартість поштового збору за відправлену кореспонденцію визначається за спеціальною таблицею і відображається (зазначається) на конверті наклеюванням необхідної кількості поштових марок або відбивається на конверті маркувальною машиною.
» следующая страница »
1 ... 110 111 112 113 114 115116 117 118 119 120 ... 240