При надсиланні кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та, за потребою, прізвища адресата, слід зазначити точну поштову адресу (поштовий індекс, область, місто, вулицю, номер будинку). Індекс має бути написаний на конверті стилізованим шрифтом (у разі використання стандартного конверта).
У журналі або в реєстраційній картці зазначається номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій буде зберігатися його копія.
Оригінали розпорядчих документів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в організації. В інші установи надсилаються другі примірники.
Документи на магнітних носіях відправляються за наявності супровідного листа в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв та записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах. У разі необхідності слід зробити документ на папері, підписати і зареєструвати його додатком до документа на магнітному носії.
Всю вихідну кореспонденцію та інші поштові відправлення, структурні підрозділи та інші виконавці зобов’язані передавати до канцелярії у конкретно визначені для цього години:
- до 10 години—для кореспонденції, що відправляється через МСП;
- до 15 години — для кореспонденції, що адресована вищим органам і відправляється кур’єром.
Відправка кореспонденції, переданої до канцелярії після зазначеного часу, здійснюється наступного дня.
Надсилання кореспонденції, реєстрація якої ведеться у структурних підрозділах (доповідні, службові записки і відповіді на них тощо) здійснюється діловодами та особами, відповідальними за діловодство у структурних підрозділах.
Кореспонденція, що відправляється за кордон, обов’язково візується та береться на облік у відділі міжнародних зв’язків.
ОБЛІКОВО-ДОВІДКОВИЙ АПАРАТ
Обліково-довідковий апарат (ОДА) створюється для забезпечення ефективності пошуку документів, одержання інформації, необхідної при виконанні доручень і при здійсненні контролю за виконанням.
Обов’язковими елементами ОДА є описи і номенклатури справ, каталоги архіву, картотеки (див. додатки 13, 15, 16).
Основу ОДА складає довідкова та контрольна картотеки, які ведуться канцелярією. Для цього використовується єдина реєстраційно-контрольна картка (див. додатки 8, 10).
Довідкова картотека формується з реєстраційно-контрольних карток, які вміщуються до картотеки одразу ж після занесення на картку необхідних реєс- траційнихданих про документ, і систематизується за кореспондентською та хронологічною ознаками.
Контрольна картотека забезпечує здійснення контролю за виконанням документів, доручень, забезпечення оперативною інформацією про стан їх виконання.
Картки контрольної картотеки систематизуються за термінами із кореспондентською ознакою. Додатковою пошуковою ознакою в ній є вид документа.
Картотеки структурних підрозділів є складовими частинами єдиної контрольно-довідкової картотеки і передаються до архіву разом з відповідними справами і документами. На них базуються каталоги архіву (див. додатки 11, 12, 13).
На базі комп’ютерної мережі організації створюється інформаційно-пошукова система (ІПС), як складова частина системи документаційного забезпечення.
Пошук необхідної інформації здійснюється за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання, змістом (заголовком) тощо.
ІПС забезпечує:
- реєстрацію документів;
- здійснення контролю за виконанням документів;
- формування інформаційно-пошукових масивів;
- зберігання необхідної інформації про документи;
- видача необхідних довідок як довільної, так і встановленої форми тощо.
Інформаційно-пошукові масиви формуються на основі інформації про
» следующая страница »
1 ... 111 112 113 114 115 116117 118 119 120 121 ... 240