11. Кількість сторінок, виправлених з вини управління.
12. Підпис про одержання матеріалу.
13. Кількість облікованих сторінок.
14. Підпис завідувача друкарським бюро.
Додаток 6
ПОРЯДОК
здійснення попереднього розгляду кореспонденції
1. Кореспонденція для попереднього розгляду передається працівником канцелярії, відповідальним за облік та доставку документації після її первинної обробки.
2. Працівник загального відділу відповідальний за попередній розгляд:
2.1. Перевіряє, чи немає помилок в оформленні документа, які б заважали його виконанню (відсутність підпису, грифу затвердження, печатки тощо).
2.2. Здійснює відбір документів для розгляду керівництву.
2.3. Визначає напрям відповідного керівника згідно з розподілом обов’язків, або в який структурний підрозділ чи службу слід направити той чи інший документ.
При визначенні напряму керується розподілом обов’язків між членами правління, номенклатурою справ, положенням про структурні підрозділи.
2.4. Здійснює відбір документів, що не підлягають реєстрації, згідно з переліком.
2.5. Записує в реєстраційному штампі індекс кореспондента й індекс визначеного напряму.
2.6. Прикріплює на кожний документ відповідний бланк для резолюцій, на якому проставляється індекс і дата реєстрації документа кореспондентом, а також індекс і дата його реєстрації в організації.
2.7. Передає попередньо розглянуті документи для реєстрації та запису в книги реєстрації.
2.8. Зареєстровані документи передаються канцелярією у відповідні групи спеціалістів та діловодам структурних підрозділів під розпис у розносній книзі протягом робочого дня, але не пізніше 17.00, крім термінових.
Термінові документи обробляються і передаються на розгляд негайно.
Додаток 7
Індекси, що закріплюються за посадовими особами і структурними підрозділами організації
Керівництво:
1. Голова правління
2. Перший заступник Голови правління
3. Заступник Голови
4. Заступник Голови тощо.
Додаток 8
ПЕРЕЛІК реквізитів для заповнення машиноорієнтованої реєстраційно-контрольної картки (РКК)
|
Реквізити |
Пояснення до заповнення |
|
1 |
2 |
|
реєструється. При реєстрації листів не заповнюється |
|
графа |
Автор (кореспонденції)
Дата документа Індекс документа Дата надходження Індекс надходження
Заголовок документа або короткий зміст сформульований
При реєстрації документа, що надійшов записується назва установи (особи) — автора документа.
При реєстрації документа, що відправляється, записується назва установи (особи) - кореспондента (кому відправляється). Допускається застосування скороченої назви організації.
Дата, надана документу установою-автором, на РКК переноситься число, місяць, рік - трьома парами арабських цифр.
Індекс, наданий документу установою- автором, переноситься на РКК з документа, що надійшов або відправляється.
Дата надходження документа в установу переноситься на РКК з реєстраційного штампу трьома парами арабських цифр.
Індекс, наданий документу установою- одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на РКК з реєстраційного штампу. Після виконання документ доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами.
Переноситься заголовок документа. За відсутності заголовка на документі, він формулюється згідно з правилами.
Інформаційне та документаційне забезпечення менеджера
продовження додатка 8 1 І 2 І
Резолюція
Відповідальний виконавець
» следующая страница »
1 ... 119 120 121 122 123 124125 126 127 128 129 ... 240