ОБЛІК ОБСЯГУ РУХУ ДОКУМЕНТІВ
Усі вхідні, вихідні та внутрішні документи підлягають кількісному обліку з метою визначення обсягу документообігу. Показники обсягу документообігу є однією з найважливіших підстав для проведення заходів з удосконалення роботи з документами в апараті й скорочення листування.
Облік документів ведеться окремо для вхідної й вихідної кореспонденції по структурних підрозділах і по кореспондентах (адресатах).
Облік обсягів вхідних і вихідних документів здійснюється при їх первинній обробці або відправці документів.
Підрахунок внутрішніх документів здійснюється в місцях їх реєстрації так, щоб кожний документ враховувався тільки один раз.
Щомісяця діловоди структурних підрозділів подають до канцелярії дані про документообіг станом на перше число.
5.7. Організація контролю за виконанням документів
ЗАВДАННЯ І ПОРЯДОК КОНТРОЛЮ ЗА ВИКОНАННЯМ ДОКУМЕНТІВ
Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного і якісного їх виконання.
Відповідальність за організацію здійснення контролю несе керівництво згідно з розподілом обов’язків та керівники структурних підрозділів.
Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих в канцелярії документів, для яких зазначено термін виконання.
Відповідальність за своєчасне і якісне виконання документа несуть особи, вказані у розпорядчому документі (наказі, рішенні, вказівці тощо) або резолюції керівника. У тих випадках, коли документ виконується кількома виконавцями, відповідальним буде той, хто вказаний першим у резолюції або зазначений поміткою “скликання”. Він організовує здійснення доручення, забезпечує колегіальне обговорення питання і підготовку узгодженого рішення та подає на розгляд керівництву повністю виконаний документ із візами усіх співвиконавців.
Співвиконавці зобов’язані подати свої пропозиції відповідальному виконавцю з резервом часу не менше ніж 20 відсотків до настання строку виконання доручення.
Відповідальність за своєчасну підготовку пропозицій однаковою мірою несуть усі виконавці, зазначені в резолюції.
Контроль за виконанням документів в апараті організації здійснюють:
- канцелярія — за дорученнями Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України та іншими документами, що надходять від вищих державні органів, запитами та зверненнями народних депутатів України, зверненнями громадян, дорученнями керівництва за документами, які надійшли від міністерств і відомств, підприємств і організацій, окремими дорученнями керівництва; за розглядом заяв, скарг та пропозицій;
- групи спеціалістів, підпорядкованих структурним підрозділам.
У структурних підрозділах безпосередній контроль за дотриманням строків виконання документів здійснює діловод або особа, спеціально призначена для цього.
Про результати виконання таємних документів, взятих на контроль, начальник Першого відділу щомісячно доповідає керівнику організації.
Загальний контроль за дотриманням строків виконання документів і доручень структурними підрозділами та узагальнення даних в апараті покладається на загальний відділ.
СТРОКИ ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ
Документи та доручення вищих державних органів виконуються згідно із зазначеними в них строками.
Доручення Верховної Ради України, Президента України, прем’єр-міністра України та Уряду України, за якими строки виконання не встановлено, виконуються протягом 30 днів; термінові — протягом 5 робочих днів; доручення керівника — 30 днів, термінові — 10 днів.
Для інших документів, терміни виконання по яких не вказані, строки зазначаються згідно з типовими строками виконання, зазначеними в додатку 9.
Індивідуальні строки виконання встановлюються для найбільш важливих документів керівництвом при розгляді кореспонденції. Дата виконання фіксується у резолюції керівника або зазначається у тексті документа.
» следующая страница »
1 ... 113 114 115 116 117 118119 120 121 122 123 ... 240