РЕЄСТРАЦІЯ ТА ІНДЕКСАЦІЯ ВНУТРІШНІХ ДОКУМЕНТІВ
Індексами внутрішніх документів (наказів, постанов, розпоряджень, протоколів тощо) є їх реєстраційні порядкові номери, які присвоюються окремо кожному виду документа в межах календарного року.
За кожним видом документів нумерація ведеться арабськими цифрами, починаючи з номера 1.
Накази, що видаються в організації, індексують за кожним видом окремо:
- накази про основну діяльність нумеруються арабськими цифрами і щороку починаються з №1;
- до індексів наказів, що стосуються особового складу (про призначення, переведення, звільнення, відпустки тощо) додаються літери “ВК”.
Постанови та розпорядження, що приймаються організацією, індексуються додаванням до порядкового номера відповідного виду документа з початку літери “п” -для постанов і літери “р”—для розпоряджень. Наприклад: постанова від 14.02.99 №1-п; розпорядження від 28.05.99 №18-р.
Індекс протоколу засідання правління, наради у керівника складається з арабських цифр порядкового номера з початку року.
Інструкції, методики, положення, заходи, що видаються без розпорядчого документа, але мають силу нормативного документа і тривалий час дії, індексуються на однакових умовах із наказами про основну діяльність.
Оригінали цих документів зберігаються в канцелярії, а контрольні примірники — у справах структурних підрозділів, що їх розробляли.
Після підписання документів структурні підрозділи передають перший і третій примірники до канцелярії для реєстрації, тиражування, надсилання та зберігання. Завізовані другі примірники залишаються в справах структурних підрозділів — відповідальних виконавців.
Для визначення тиражу та забезпечення надсилання документів відповідним адресатам виконавці складають і подають до канцелярії при реєстрації розрахунок надсилання.
» следующая страница »
1 ... 109 110 111 112 113 114115 116 117 118 119 ... 240