СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ І ФОРМУВАННЯ СПРАВ
Номенклатура справ—це систематизований перелік найменувань справ, які створюються в діловодстві структурних підрозділів зокрема та організацій в цілому із зазначенням строків зберігання справ, оформлений у відповідному порядку.
Номенклатура справ є обов’язковим документом, який складається для встановлення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом та різновидом, здійснення відбору документів на зберігання у процесі діловодства.
Номенклатура справ розробляється на основі вивчення й аналізу діяльності організації в цілому і кожного структурного підрозділу зокрема (додаток 13).
При цьому використовуються положення про структурні підрозділи: штатний розклад; типові чи приблизні номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори.
При впровадженні нових технологій роботи з документами слід враховувати:
- доцільність впровадження технічних засобів;
- можливість придбання технічних засобів у певні строки;
- наявність придатних приміщень;
- можливість підготовки чи залучення спеціалістів для обслуговування техніки та її ремонту.
Керівник організації несе відповідальність за ефективність використання механізованої і автоматизованої технології роботи з документами, здійснює перевірку знання працівниками технічних інструкцій по роботі з відповідною технікою.
Додаток 1 ЗАТВЕРДЖУЮ Керівник (назва підрозділу) Ініціали, прізвище “__” 200_р.
АКТ
про передачу справ і документів (найменування структурного підрозділу)
Здавач:________________________________
(посада, прізвище, ім’я, по батькові)
Приймальник:_____________________________
(посада, прізвище, ім’я, по батькові)
Підстава:______________________________
|
Роки |
Індекси справ постійного зберігання |
Індекси справ тимчасового зберігання |
Примітка |
Всього передано____ справ, з них:
постійного зберігання____ справ
тимчасового зберігання справ
Одночасно передаються:____________________________
Здав справи:
Прийняв справи:
Дата
Додаток 2
ПЕРЕЛІК РЕКВІЗИТІВ ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧИХ ДОКУМЕНТІВ
1. Державний герб України.
2. Емблема організації або підприємства.
3. Зображення нагород.
4. Код підприємства, установи або організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).
5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).
6. Найменування міністерства або відомства.
7. Найменування установи, організації або підприємства.
8. Найменування структурного підрозділу.
9. Індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреси, номер телефону, номер телетайпу (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку.
10. Назва виду документа.
11. Дата.
12. Індекс.
13. Посилання на дату та індекс вхідного документа.
14. Місце складання або видання.
15. Гриф обмеження доступу до документів.
16. Адресат.
17. Гриф затвердження.
18. Резолюція.
19. Заголовок до тексту.
20. Позначка про контроль.
21. Текст.
22. Позначка про наявність додатків.
23. Підпис.
24. Гриф погодження.
25. Віза.
26. Печатка.
27. Позначка про засвідчення копій.
28. Прізвище виконавця і номер його телефону.
29. Позначка про виконання документа і направлення його до справи.
30. Позначка про перенесення даних на машинний носій.
31. Позначка про надходження.
Додаток 3
ПРИБЛИЗНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що підлягають затвердженню
1. Акт (перевірок і ревізій; прийому закінчених будівельних об’єктів, обладнання; списання; експертизи; передачі справ; ліквідації організацій, установ, підприємств тощо).
» следующая страница »
1 ... 117 118 119 120 121 122123 124 125 126 127 ... 240