Організація праці менеджера

Для реєстраціїдокументів може використовуватися обчислювальна техніка.

Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки.

Запис здійснюється шляхом прямого вводу з документа встановленого обов’язкового складу реквізитів реєстрації або з реєстраційно-контрольної кар­тки, побудованої на базі обов’язкових реквізитів реєстрації, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів.

Склад обов’язкових реквізитів за необхідністю може бути доповнений: роз­писка виконавця в одержанні документа, хід виконання, додатки тощо.

При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі — Центральний банк реєстраційних даних.

№ п/п	Індекс і дата реєстрації	Прізвище заявника та його адреса	Вих. № звернен­ня	Короткий зміст	Кільк. арк.	Резолю­ ція керівни­ ка	Термін вико­ нання	Відмітка про виконан­ня (доку­мент)
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Таблиця 2

Формат А3 (297 х 420 мм)

Автоматизовані банки даних, за потребою, забезпечують інформацією про документи і місце їх знаходження працівників апарату організації за допомо­гою виводу інформації на дисплей і виготовлення машинограм. При частковій автоматизації пошукових операцій повинна додержуватись сумісність тради­ційної і автоматизованої системи реєстрації і пошуків.

Заповнення автоматизованого банку реєстраційних даних про документи здійснює канцелярія, підтримку і обслуговування обладнання та програмного забезпечення — відділ інформатики.

ІНДЕКСАЦІЯ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

Реєстрації підлягає, як правило, вся кореспонденція, що надійшла до організації.

Реєстрація вхідних документів ведеться в книгах реєстрації вхідної корес­понденції окремо за кожною реєстраційною групою кореспондентів.

Індекс вхідного документа при його реєстрації в канцелярії складається з двох груп арабських цифр, які проставляються через косу риску. Перша група цифр містить індекс кореспондента, якому надсилається документ для розгля­ду; друга група — порядковий номер реєстрації вхідних документів з початку року. Наприклад, документ зареєстровано з індексом 6-02/293, де:

6 — номер кореспондента згідно з Переліком кореспондентів;

2     — присвоєний індекс для першого заступника керівника;

293 — порядковий номер за книгою реєстрації для даного виду документів з початку року.

Листи однієї і тієї ж установи, підприємства, організації, особи з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам та надійшли на розгляд (дуб­летні), обліковуються за реєстраційними індексам першого листа з наданням порядкового номера, що проставляється в кінці зазначеного індексу через косу риску.

Індекси присвоюються кожному структурному підрозділу.

Перелік вхідних документів, що не підлягають реєстрації в канцелярії:

1. Вітальні листи, телеграми.

2.  Запрошення (крім урядових та закордонних).

3.  Повідомлення про конференції, семінари, наради та програми до них.

4. Листи, що надійшли до відома (в копії).

5.  Інформація, надіслана до відома.

6.  Телеграми, листи, факси на дозвіл про відрядження і відпустки.

7. Друковані видання (книги, газети, журнали, бюлетені).

8.  Навчальні плани і програми.

9.  Рекламні повідомлення, плакати тощо.

10. Прейскуранти цін.

 

« Содержание

» следующая страница »
1  ... 106 107 108 109 110 111112 113 114 115 116  ... 240