РЕЄСТРАЦІЯ ТА ІНДЕКСАЦІЯ ВИХІДНОЇ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ
Усі вихідні документи, які відправляються з організації, реєструються в журналі реєстрації вихідних документів (табл. 3) за кожною із реєстраційних груп кореспондентів.
Реєстрація вихідної кореспонденції здійснюється централізовано канцелярією.
Індекс вихідного документа містить дві групи арабських цифр, які проставляються через косу риску. Перша група цифр—індекс структурного підрозділу та номер справи за номенклатурою структурного підрозділу, який готував документ, друга — індекс посадової особи, яка підписала документ, і порядковий номер за книгою реєстрації з початку року.
|
Книга реєстрації вихідної кореспонденції
|
|
Формат А3 (297 х 420 мм) |
Наприклад: якщо відправляється лист, індекс якого 23-15/10-1253, то:
23 — індекс структурного підрозділу;
15 — індекс справи за номенклатурою підрозділу (якому присвоєно індекс 23) із зазначеного питання (під номером 15 у номенклатурі справ підрозділу);
10 — присвоєний індекс для керівництва;
1253 — порядковий номер за книгою реєстрації вихідної кореспонденції з початку року.
Улистах-відповідях на доручення вищих органів, листах-відповідях на запити і звернення народнихделегатів України, міністерств, відомств, установ, організацій та підприємств необхідне обов’язкове посилання на індекс і дату, вказані в документі кореспондента, який надіслав документ, на котрий дається відповідь.
» следующая страница »
1 ... 108 109 110 111 112 113114 115 116 117 118 ... 240