Організація праці менеджера

ПОРЯДОК ОТРИМАННЯ ТА РОЗГЛЯДУ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ СТРУКТУРНИМИ ПІДРОЗДІЛАМИ ОРГАНІЗАЦІЇ

Приймання й облік документів, що надходять до структурних підрозділів, здійснюють діловоди цих структурних підрозділів.

Діловоди структурних підрозділів отримують вхідні документи в канце­лярії. За отриману вхідну кореспонденцію діловоди розписуються в журналі розсилки документів.

Діловоди структурних підрозділів в день отримання здійснюють облік до­кументів, що надійшли до структурних підрозділів, в журналі обліку вхідної кореспонденції (див. табл 1) і передають її начальнику структурного підрозділу на розгляд.

Термінові доручення передаються керівникові негайно, а в разі його відсут­ності особі, що його заміщає.

Документи, що надійшли до структурних підрозділів, розглядаються на­чальником структурного підрозділу і доводится до безпосередніх виконавців у день її надходження. Кореспонденція, крім термінової, що надійшла після 17 години, може бути розглянута наступного дня не пізніше 10 години.

Керівник структурного підрозділу визначає безпосереднього виконавця документа, за потребою дає додаткові вказівки, про що робить запис у конт­рольно-реєстраційній картці, що додається до документа.

У необхідних випадках передачі документів, розглянутих керівництвом, від одного структурного підрозділу на виконання іншому не зазначеному в ре­золюції, це питання слід погодити з особою, яка розглядала документ. У разі зміни резолюції попередній виконавець повідомляє про це канцелярію із вне­сенням запису до відповідних реєстраційних форм.

Після розгляду кореспонденції начальником структурного підрозділу діло­вод переносить до журналу обліку вхідної кореспонденції резолюцію началь­ника і без затримки передає документи за призначенням, при цьому картка вкладається в контрольно-облікову картотеку структурного підрозділу, яку веде діловод або спеціально визначений для цього працівник підрозділу.

Після остаточного вирішення всіх питань, поставлених у документі, ви­конавець зобов’язаний зробити на документі запис про результати розгляду, зазначити номер і дату документа-відповіді або іншого документа, вказати но­мер справи, де будуть підшиті всі матеріали, та поставити свій підпис і переда­ти діловоду для зняття доручення з контролю.

За вказівкою начальника структурного підрозділу з документом, що на­дійшов для ознайомлення, повинні бути ознайомлені тільки ті працівники, які мають безпосереднє відношення до виконання цих документів. Спеціалісти структурного підрозділу зобов’язані негайно ознайомитися з документом, у разі необхідності зробити виписки та повернути його діловоду.

Таблиця 1.

Індекс і дата реєстрацій документа

Індекс і дата одержаного документа

Кореспондент, від якого надійшов документ

Короткий зміст (про що)

Резолюція або кому направлений документ (виконавці, термін виконання)

Позначка про виконання документа (індекс і дата документа- відповіді)

1

2

3

4

5

6

 

Факт ознайомлення з документом засвідчується підписом начальника структурного підрозділу в картці ознайомлення з документом. Після ознайом­лення діловод структурного підрозділу повертає документ протягом дня до кан­целярії.

Про документи, виконання яких поставлено керівництвом на контроль, діловоди структурних підрозділів регулярно з’ясовують стан їх виконання і щотижня інформують про це начальника структурного підрозділу та канцеля­рію за встановленою формою.

Кожен виконавець повинен мати такі папки: “Для підпису”, “До вико­нання”, “Матеріали, на які очікується відповідь”, “Виконані документи”. Ви­конані документи підшиваються до справ тільки після остаточного вирішення всіх поставлених питань. На першому аркуші цих документів виконавець на

 

« Содержание


 ...  108  ... 


по автору: А Б В Г Д Е Ё Ж З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Э Ю Я

по названию: А Б В Г Д Е Ё Ж З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Э Ю Я