РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ
Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення — реєстраційного індексу—з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.
Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації.
Реєстрації підлягає вхідна, вихідна кореспонденції, а також внутрішні документи: машинописні, рукописні та створені засобами обчислювальної техніки.
Реєстрація документів здійснюється централізовано канцелярією крім господарських договорів, реєстрація яких здійснюється бухгалтерією в книзі реєстрації договорів. Книга зберігається у головного бухгалтера.
Документи реєструють один раз. При передачі зареєстрованих документів від одного підрозділу до іншого вони повторно не реєструються.
Реєстрація документів здійснюється за кожною реєстраційною групою кореспондентів, за видом документів тощо. Порядкові реєстраційні номери надаються документам у межах кожної реєстраційної групи з початку року. Перелік книг реєстрації погоджується на кожний рік разом із номенклатурою справ організації.
За необхідністю, реєстрація документів може здійснюватись спільно для групи кореспондентів з розподілом за видами документів у кожній групі тощо. Така потреба визначається доцільністю їх спільної реєстрації з урахуванням обсягів надходження кореспонденції від цих конкретних кореспондентів.
Із вхідних документів обов’язковій реєстрації у канцелярії підлягають:
- документи, одержані від вищих органів;
- запити та звернення народних депутатів України;
- звернення громадян;
- документи від міністерств, відомств, підприємств, організацій, установ або надіслані на їх адресу, якщо вони потребують відповіді або реагування.
Реєстрація звернень громадян здійснюється окремо за встановленою формою (табл. 2).
Вхідні документи, що підлягають реєстрації, реєструються в день їх одержання. Із внутрішніх документів обов’язковій централізованій реєстрації у канцелярії підлягають:
- накази та розпорядження з питань основної діяльності;
- протоколи засідання правління тощо;
- протоколи нарад;
- доручення керівництва;
- інформаційні листи.
Реєстрація наказів, що стосуються особового складу (про прийняття на роботу, переведення, надання щорічних відпусток тощо) здійснюється відділом кадрів.
Окремо реєструються у відділі кадрів протоколи засідань конкурсної комісії щодо відбору працівників за конкурсом.
Реєстрація протоколів засідань колегій ведеться окремо і здійснюється відповідними секретарями цих колегій централізовано в канцелярії у справах.
Реєстрація доручень керівництва підпорядкованим структурними підрозділам здійснюється у відповідних групах спеціалістів.
Реєстрація доповідних і службових записок, а також вихідної кореспонденції за підписом керівника структурного підрозділу здійснюється діловодами відповідних підрозділів.
Реєстраційний штамп на документах ставиться на нижньому полі першої сторінки документа праворуч.
На постановах Верховної Ради України, указах та розпорядженнях Президента України, постановах та розпорядженнях Кабінету Міністрів України реєстраційний штамп ставиться на зворотному боці останньої сторінки документа внизу ліворуч.
При реєстрації документам надаються умовні позначення—реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах кожної групи документів, що реєструються і доповнюються індексами за номенклатурами справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.
Документи, що виконуються кількома підрозділами спільно, реєструються за індексом того підрозділу, який є відповідальним за організацію виконання документа.
» следующая страница »
1 ... 105 106 107 108 109 110111 112 113 114 115 ... 240