Під час виконання роботи рекомендується на окремому аркуші паперу перелічити всі майбутні завдання за ступенем їхньої важливості, потім намагатися їх виконувати у зазначеному порядку. Цей елементарний спосіб дає змогу значно зменшити витрати часу на виконання звичайних щоденних справ. Водночас, слід установити ясно помітний ритм у щоденних контактах, зробивши його гнучким.
Рекомендується виробити звичку робити перепочинок не тоді, коли з'явиться така можливість, а тоді, коли виникає необхідність розслабитися. План дає змогу рівномірно й ощадливо виконувати завдання і контролювати виконання. Також план обмежує не віджиту дотепер штурмівщину і понаднормову роботу.
Таким чином, склавши перелік найважливіших робіт, з огляду, звичайно, на їх специфіку, визначивши їхній початок і кінець, можна скласти досить точний перспективний план роботи колективу з виокремленням нових видів робіт і диференціацією термінів їхнього виконання.
Дослідники відзначають, що план може бути більш-менш оперативним залежно від того, наскільки буде легко за ним орієнтуватися - у межах можливості виконання - і чи пропонує він економічніше ведення справи саме тому, що її легко виконати. Якщо ж план веде в глухий кут нездійсненності, тоді він просто неоперативний.
З переліку ознак гарного плану часто виокремлюють його єдність, сполучаючи цей постулат із постулатом безперервності. Говорячи мовою логік, таке сполучення може дати послідовність. Єдність — це послідовність, що розуміється як внутрішня відповідність, відсутність суперечностей. Ця послідовність розуміється як доцільне минування чергових дій, спрямованих на досягнення поставленої мети. Дії розташовані таким чином, що не лише одна дія не перешкоджає іншій, а й визначає попередні, що є підготовчими для визначення наступних дій. Обидва постулати послідовності дій настільки виразно характеризують будь-який план, що не вимагають спеціального пояснення. Не зайвим буде все-таки звернути увагу на те, що на практиці зустрічаються непослідовні плани, які або містять суперечливі положення, або позбавлені єдності, або пропонують недоцільну черговість дій, і тому позбавлені безперервності [75].
Гнучке оперативне планування припускає розроблення
плану на день або на тиждень. Як свідчить досвід, навіть непередбачені завдання можна включити до плану дня, знаючи про них, наприклад, зранку. Якщо ж вони надходять для виконання цієї ж миті, то оперативний план дня або тижня можна відкоригувати, а не відкидати зовсім.
Плануючи роботу на день, менеджеру доцільно визначити спочатку:
1. Кому і які доручення дати (із зазначенням терміну виконання).
2. Список осіб, з якими необхідно переговорити.
3. Де необхідно бути, що обговорити або проконтролювати (наприклад, виконання термінових і відповідальних завдань).
4. Час для бесід із членами свого колективу, для участі у зборах, засіданнях.
Оперативні гнучкі плани можна використовувати і для обліку витрат часу, реєстрації їхнього виконання. При цьому доцільно призначати час на підготовку до наступного дня (запис і аналіз подій дня, підведення підсумків, уточнення об'єктів, періодичності, обсягу контролю, планування наступного дня). Зранку уточнювати питання, намічені звечора, і доводити їх до членів колективу. Рекомендується використовувати форму плану, в якій ліворуч від кожного боку записують планові завдання, а праворуч — фактичне виконання (або зміни). Прикладом такого плану може бути форма, наведена в табл. 4.