Текст документа, укладений в різкому тоні, викличе відповідь у такому ж різкому й нетерпимому тоні, що знижує ефективність ділових стосунків і створює нервовість, напруженість між організаціями.
При написанні тексту ділового листа слід пам’ятати, що очікуваний результат може бути лише підказаний, але аж ніяк не нав’язаний адресатові. Тому не слід викладати прохання у формі жорсткої вимоги. Доречніше просити не Вашого позитивного рішення, а просто розгляду висловленого прохання і винесення певного рішення.
Негативне враження справляє і надмірна ввічливість.
Стриманий тон проявляється також у тому, що оцінка певної ситуації не висловлюється прямо, а дається в опосередкованій формі через констатацію фактів, які мали місце або повинні були мати місце. Думка, що її не висловлено у прямій формі, повинна випливати з самої логіки фактів, а це надає більшої сили й переконливості документові. Недоречним є іронізування, прояви грубощів, багатослівні дорікання тощо.
Етикет проявляється і в підписанні ділових паперів, з додержанням службового рівня при підписанні документів-відповідей. Лист підписаний директором, має бути підписаний такождиректором, а не його заступником. Етикет вимагає додержання практики одного чи кількох підписів, залежно від документа.
Якщо лист адресовано окремій людині, а не організації доречно закінчити словами З повагою або 3 глибокою пошаною, особливо, якщо він містить відомості негативного, відмовного змісту і сама відмова висловлена в ньому з достатньою стриманістю і ввічливістю. Тільки внутрішній такт і об’єктивність в оцінці ситуації можуть підказати найдоцільніший, найефективніший спосіб висловлення, який сприятиме налагодженню ділових контактів між організаціями.
Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Суцільний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії і використовується при складанні листів, розпорядчих документів, положень, правил тощо.
Як правило, тексти листів і розпорядчих документів складаються з двох частин. У першій з них, констатуючій, вказуються підстава або обґрунтування складання документа, в другій, резолютивній, викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.
В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину: накази — розпорядчу частину без констатуючої, листи-прохання без пояснення тощо.
Суцільний зв’язний текст складних документів може складатися з розділів, підрозділів, повинен мати за необхідністю заголовки і нумерацію, які розміщуються у логічній послідовності викладу питань і нумеруються арабськими цифрами з наданням кожному розділу, підрозділу відповідного числового знака через крапку (1.1.2, 1.1.3, 1.2, 2.1.1). Прізвища, найменування, терміни розміщуються у тексті в алфавітному або іншому прийнятомудля даного виду документа порядку.
Довільне скорочення найменування установ та окремих слів недопускається.
У документах, оформлених на двох і більше сторінках, друга і наступні сторінки нумеруються. Номери сторінок розміщують посередині верхнього поля на відстані 10 — 15 мм від верхнього краю аркуша.
Форма анкети використовується при викладенні цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.
Форма таблиці використовується при викладанні цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.
» следующая страница »
1 ... 68 69 70 71 72 7374 75 76 77 78 ... 240