Рішення доводиться до відома виконавців шляхом надіслання їм витягів з рішень або їх копій. При здійсненні оперативних зв’язків з вищими органами, міністерствами, відомствами, підприємствами, організаціями і окремими громадянами в межах своєї компетенції організація може направляти листи, які мають право підписувати керівництво згідно з розподілом обов’язків.
Якщо документ потребує негайного виконання, передача тексту службового документа може здійснюватися по телефону (телефонограма), телеграфу або факсу, що оформляється за встановленими правилами.
5.4. Порядок складання та оформлення службових документів
Для складання службових документів використовується папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (2і0 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм).
Як правило, всі вихідні службові документи оформляються на бланках, які виготовляються відповідно до вимог державних стандартів.
Бланки документів повинні мати поля:
• ліве — 20 мм,
• верхнє — не менше 10 мм,
• праве і нижнє — не менше 8 мм.
Бланки організації виготовляються двох видів:
• бланк для листів;
• загальний бланк—для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Крім цього, можуть виготовлятися бланки для окремих видів документів:
• постанови та розпорядження;
• наказу та розпорядження керівника організації;
• протоколу засідання та витягу з нього;
• порядку денного засідання колегіального органу;
• доручення керівника та його заступника;
• листа структурного підрозділу;
Виготовлення бланків конкретних видів документів здійснюється на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів і допускається, якщо цих документів створюється понад 200 на р.
Бланки виготовляються:
• українською мовою—для використання в межах України;
• українською та іноземною мовами—для використання за межами України.
Інші документи, в основному внутрішнього характеру (заяви працівників, службові, доповідні записки, довідки тощо), а також документи, що створюються від імені декількох організацій, оформляються на чистих аркушах.
Для прискорення виконання документів і правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен складатися з одного питання.
Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.
Текст документа повинен містити певну і аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень і вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.
Зміст має бути пов’язаний з виданими раніше документами з цього питання.
Для економії часу на складання службових документів однорідні або близькі за змістом документи повинні уніфіковуватися. Суцільний зв’язний текст документа може складатись на основі трафарету або макета, що містять постійну інформацію і пропуски для внесення змінної інформації.
Трафаретні тексти розробляються структурними підрозділами, підготовляються у вигляді збірників таких текстів, бланків документів з трафаретними текстами, у формі зразків текстів і вводяться в дію наказом керівництва.
Трафаретні тексти використовуються таким чином: виконавці заповнюють бланки з трафаретними текстами, з яких друкується необхідна кількість примірників, а заповнений виконавцем трафарет підшивається до справи.
Відповідальність за якість підготовки документів і достовірність даних, які вони містять, покладається на осіб, які готували, візували і підписували документи.
Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи.
Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів.
» следующая страница »
1 ... 64 65 66 67 68 6970 71 72 73 74 ... 240