Організація праці менеджера

Оформлення реквізитів службових документів

Державний стандарт на організаційно-розпорядчу документацію встанов­лює максимальний склад і розміщення реквізитів (формуляр-зразок), що ви­користовуються при складанні управлінських документів (додаток 2). Залежно від найменування і призначення документа оформляються певні, властиві тільки цьому виду елементи офіційного документа (реквізити). Обов’язковими реквізитами документа є:

1) найменування установи — автора документа;

2)  назва документа або уніфікованої форми (не зазначається на листах);

3) дата;

4)  індекс;

5) заголовок до тексту;

6) текст;

7) підпис;

8) візи;

9)  відмітка про виконання документа і направлення його до справи. Склад обов’язкових реквізитів документів може бути доповнений іншими

реквізитами, якщо того потребує призначення документа, його обробка тощо. Наприклад, про державну реєстрацію відомчих нормативних актів, які зачіпа­ють права, свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий ха­рактер, у Міністерстві юстиції України, управлінні юстиції Ради Міністрів Ав­тономної Республіки Крим, обласних, Київській та Севастопольській міських державних адміністраціях і повинні мати відмітку про державну реєстрацію. Додатковими реквізитами документа є:

1) Державний герб України;

2)  найменування структурного підрозділу автора документа;

3) резолюція;

4)  гриф затвердження;

5) відмітка про засвідчення копії;

6) печатка;

7) гриф зовнішнього погодження;

8) відмітка про додатки;

9)  адресат;

10) індекс пошти, поштова і телеграфна адреси, номер телефону;

11) місце складання або видання;

12) прізвище виконавця і номер його телефону (для листів обов’язково);

13) відмітка про надходження;

14) посилання на індекс і дату вхідного документа;

15) відмітка про контроль;

16)  відмітка про перенесення даних на машинний носій тощо. Найменування установи — автора документа. Найменування організації

вказується згідно із зазначеним в статуті і зазначається на бланках типографсь- ким способом під час їх виготовлення.

Назва виду документа. На всіх документах, крім листів, зазначається його назва (Наказ, Постанова, Розпорядження, Довідка тощо), що сприяє швидко­му сприйняттю змісту документа.

Назва виду документа вказується на бланку друкарським або машинопис­ним способом під час виготовлення документів або заздалегідь вказується при виготовленні бланків і повинна відповідати компетенції організації та змісту управлінської дії.

Виходячи з назви виду документа, встановлюється перелік необхідних для його оформлення реквізитів, структура тексту і особливості його викладу та ступінь обов’язковості виконання його вимог.

Датування документів

Усі службові документи датуються.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що затверд­жується — дата затвердження; для документа, що приймається колегіальним органом — дата його прийняття, а також дата події, яку зафіксовано в доку­менті.

На документах, складених спільно кількома організаціями, вказується єдина дата (найпізніша дата підписання документа) і проставляються поряд­кові реєстраційні номери, надані документу кожною установою-складачем.

Документи набувають чинності з моменту їх підписання (або затверджен­ня), якщо в тексті не передбачена інша дата.

Документи, які підлягають державній реєстрації у Міністерстві юстиції України, набувають чинності через 10 днів після їх реєстрації, якщо в них не встановлено пізнішого строку надання їм чинності.

Для розпорядчого документа, який надсилається для виконання підпо­рядкованим структурним підрозділам, датою набрання чинності вважається дата отримання його адресатами, якщо в самому документі не вказано іншої дати.

 

« Содержание

» следующая страница »
1  ... 65 66 67 68 69 7071 72 73 74 75  ... 240