Організація праці менеджера

Відмітки про проходження та виконання документів

Проходження документа в організації супроводжується обов’язковим про­ставлянням на ньому:

відмітки про надходження (реєстрацію) документа, що проставляється на нижньому полі першого аркуша документа праворуч і містить такі елементи: найменування організації надходження документа, індекс документа;

відмітки про взяття документа на контроль, що проставляється на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до текста), і позначається словом “Контроль” або літерою “К”. Строк виконання проставляється керів­ником, який здійснює розгляд кореспонденції, на бланку резолюції і перено­ситься канцелярією на реєстраційно-контрольну картку (РКК, додаток 8, 10);

відмітки про виконання документа і направлення його до справи, що простав­ляється на нижньому полі першого аркуша документа посередині і складаєть­ся з таких даних: короткої довідки про виконання (якщо немає документа про виконання), виразу “До справи” і номера справи, до якої документ буде підши­то, дати направлення документа до справи і підпису начальника структурного підрозділу—відповідального виконавця або безпосереднього виконавця, якщо є документ про виконання, наприклад:

До справи № 13-10-23

Питання вирішено позитивно

під час телефонної розмови 05.09.98

Посада

Підпис, ініціали, прізвище

Відмітка “До справи” свідчить про те, що робота над документом закінче­на.

відмітка про перенесення даних на машинний носій, що проставляється на нижньому полі першого аркуша документа, праворуч і містить такі дані: “інфор­мацію перенесено на машинний носій”, дату перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних;

відмітка про безпосереднього виконавця, в якій вказано його прізвище і но­мер службового телефону, що проставляються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа ліворуч внизу, ініціали виконавця не вказу­ються.

Наприклад:

Петренко 287-12-85

На документах, які надсилаються у вищі державні органи, виконавцем заз­начається начальник або заступник начальника структурного підрозділу, який готував проект документа.

Якщо документ підлягає розмноженню, відмітка про виконавця робиться на лицьовому боці аркуша.

За необхідністю нижче прізвища виконавця і номера його телефону допус­кається вказувати індекс друкарки (перші літери імені і прізвища, кількість над­рукованих примірників і дату друкування):

Кравченко 232-12-59

МГЗ 10.08.98.

Реквізит “гриф обмеження доступу до документа” (“Для службового корис­тування”, “Комерційна таємниця” тощо) розміщується вище реквізиту “адре­сат” або “грифу затвердження”.

Посилання на індекс і дату вхідного документа містить індекс і дату, вказані організацією, що склала або видала документ, на який дається відповідь.

Посилання друкується в листах від нульового положення табулятора ниж­че дати листа і присвоєного йому індекса. На бланках розміщення цього рек­візиту зазначається написом:

“На №_______ від________ ”.

Відмітка про наявність додатків до документів та їх оформлення

Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документів, або доку­мент у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед реквізитом “підпис”. Назва додатка у тексті документа по­винна відповідати назві самого додатка.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

138

•   додатки, що затверджуються або вводяться в дію відповідними норма­тивними актами та розпорядчими документами (додатки до нормативних актів та розпорядчих документів);

•  додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

•   додатки, що є самостійними документами і надсилаються зі супровід­ним листом.

 

« Содержание

» следующая страница »
1  ... 73 74 75 76 77 7879 80 81 82 83  ... 240