Організація праці менеджера

Дати підписання, затвердження документа, а також дати, що є в тексті, оформляються цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад:

13 грудня 1999 року слід писати: 13.12.99.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї циф­ри, то перед ними проставляється 0. Наприклад: 3 січня 2000 року слід пи­сати: 03.01.2000. У текстах нормативних актів і документів, що містять відо­мості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дати: 30 січня 2000 року. При посиланні у тексті на правовий акт або інший документ дата оформляється таким чином: лист від 30.01.2000 №.

Дата на документі проставляється особою, яка його підписала або затвер­дила, на момент підписання або затвердження. Для документів, які після підпи­сання підлягають обов’язковій реєстрації, датою документа є дата їх реєстрації (вихідні листи, накази, доручення тощо).

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, пого­дження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи тощо).

Реквізит “дата” для документа, складеного на бланку, проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису, ліворуч.

Дата затвердження документа зазначається у відповідному грифі на місці, передбаченому формуляром-зразком.

Індексація документів

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень — індексів, які надаються документам при реєстрації і вказують на місце скла­дання, виконання та зберігання документів (додаток 7).

Індекси вхідних документів і тих, що створюються в організації склада­ються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються з по­чатку року, і доповнюються індексом структурного підрозділу, порядковим но­мером справи за номенклатурою справ, кореспондентів, виконавців тощо.

Індекс спільного нормативного акту складається з індексів, присвоєних установам, що видали документ. При цьому складові частини індексу кожного із авторів документа відокремлюються одна від одної косою рискою, наприк­лад: 41/68-П/59.

Заголовок до тексту документа

Заголовок до тексту документа—короткий виклад змісту документа. Він повинен бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися із назвою документа і фор­муватись за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на питання “про що?”. Наприклад: наказ (про що?) про затвердження плану роботи.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може формулюва­тися узагальнено. Заголовок формулюється складачем документа і друкується через один міжрядковий інтервал.

При складанні документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Заголовок до текстів не складається до телефонограм, телеграм, повідом­лень, супровідних листів, а також у відповідях громадянам на їх заяви і скарги та до документів, які друкуються на папері формату А5 (148 х 210 мм).

При підготовці документа треба дотримуватися таких принципів:

Об’єктивність тексту забезпечується точно знайденими фактами, конста­тацією дій організації уже здійснених чи здійснюваних.

Повна об’єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсут­ністю будь-яких суб’єктивно-оцінних моментів у викладі тексту.

Цей принцип полягає у формі вираження у тексті колективних інтересів, тому що найважливіші, найвідповідальніші документи завжди є предметом колегіального колективного розгляду.

 

« Содержание

» следующая страница »
1  ... 66 67 68 69 70 7172 73 74 75 76  ... 240