Якщо зустріч проводиться як гостинна (перший або прощальний візит), то можна запропонувати гостям чашку кави або чаю. В деяких особ
ливо урочистих випадках, а саме, коли люди добре і довго знають один одного, то, скажімо, коли прощаються, можна запропонувати до кави чарочку коньяку або лікеру.
Кімната для переговорів повинна мати належний вигляд. У ній має бути дуже чисто, недушно й негамірно. Стільці та крісла повинні бути зручними.
Зустрічати іноземних гостей, які прибули, необхідно біля входу у ваш будинок. Зустрічати повинен не керівник фірми, а хто-небудь із співробітників, краще приваблива та привітна дівчина. Вона повинна провести гостей до офісу, запропонувати зняти верхній одяг, зручно розташуватись.
Це чисто технічні моменти підготовки до переговорів. Далі йде її організаційна стадія, коли переходять до оформлення складу делегації, тобто визначення кількісного та персонального складу, призначення голови.
Нерідко буває так, що головою делегації на переговорах призначають людину, виходячи з посадового статусу, не враховуючи її компетентність по суті питань, які обговорюються, і те, що вона просто не володіє необхідними для ведення переговорів навиками.
Технічні, організаційні питання є дуже важливими і без їх вирішення переговори не можуть відбутись. Однак, основна увага на стадії підготовки приділяється змістовній стороні справи, яка передбачає опрацювання переговорного процесу. Таке опрацювання включає:
• аналіз проблеми;
• формулювання загального підходу до переговорів, цілей, завдань та власної позиції на них;
• визначення можливих варіантів рішення;
• підготовку пропозицій та їх аргументацію;
• складання необхідних документів та матеріалів.
Аналіз проблеми — це пошук шляхів її вирішення, які потребують найменших витрат та зусиль. Такі шляхи можуть бути знайдені як у сфері односторонніх дій, так і в результаті переговорів із партнером. У процесі аналізу обмірковуються можливі альтернативи вирішення проблеми.
При цьому звертається особлива увага на інтереси сторін. Інтерес — це одне з ключових понять переговорного процесу. Сторони, які вступають у переговори, завжди мають як загальні, так і різні інтереси.
Різні інтереси не обов’язково суперечать один одному. Серед них можна виділити інтереси, які взаємовиключаються і не перетинаються один з одним. З взаємовиключними інтересами справа більш-менш зрозуміла. Вони передбачають, що сторони бажають одного й того ж (наприклад, претендують на одну територію). А під інтересами, які не перетинаються, розуміють такі — коли реалізація їх однією із сторін ніяк не торкається інтересів другої сторони, іншими словами, сторони бажають різного.
При підготовці слід виписати на аркуші паперу свої інтереси та партнера, щоб було наочно видно, в чому вони збігаються, у чому розбігаються. Які інтереси взаємовиключаються, які не перетинаються?
Аналіз інтересів сторін повинен підвести до відповіді на запитання: чи є інші шляхи вирішення проблеми, які потребують менших витрат та зусиль і взагалі виглядають більш привабливо.
На основі інтересів учасників переговорів формується загальний підхід до переговорів і власна позиція на них, а також визначаються можливі варіанти вирішення.
Зазвичай, підготовча робота завершується написанням підготовчих документів та матеріалів. Письмова форма викладення примушує учасників підготовки переговорів поміркувати про точність формулювань. Ці документи та матеріали будуть служити на переговорах своєрідним орієнтиром, з якими звіряється їх хід, вносяться необхідні зміни. До таких документів належать проекти угод, протоколів, договорів, резолюцій, контрактів.
Щоб успішно вести переговори, потрібно ще перед першою зустріччю зібрати всю необхідну інформацію про фірму, з якою вирішено співпрацювати (коли та ким була заснована, у яких країнах веде справи, у яких угодах мала особливий успіх, відомості про фінансовий стан, обсяг операцій тощо). Оскільки особисті моменти відіграють дуже важливу роль у досягненні взаємної довіри, корисно знати про керівництво фірми-парт- нера та про тих, з ким будуть проводитися переговори, також такі моменти, як місце народження, освіта, основні віхи кар’єри, склад сім’ї, хобі тощо.
» следующая страница »
1 ... 76 77 78 79 80 8182 83 84 85 86 ... 134