Таким чином, при всій негативності змісту листа Ви даєте партнеру можливість у випадку зміни його позиції повернутися до ділового співробітництва. Можливо, така відповідь буде більше ознакою доброго тону, ніж дійсно надією на співробітництво в подальшому, але правила етикету будуть дотримані.
* При необхідності в заключній частині листа вказується прізвище, посада, адреса та номер телефону особи, яка могла б допомогти у вирішенні питань, які виникають. Таке повідомлення робиться в максимально доброзичливому тоні.
Наприклад:
If necessary do not refuse an opportunity to establish contact with our representative (A.Petruk) clear up all questions that arise with him.
(При необхідності не відмовляйте у можливості зв’язатися з нашим представником А. Петруком і з’ясувати всі питання, які виникають).
17.3. Стиль ділового листа
|
З |
араз, як ніколи, час дорогий для керівника і у нього немає бажання читати багато непотрібних слів. Однак, особа, яка пише діловий лист, повинна створити добре враження, тому кілька слів, які визначають почуття дружби і доброзичливості, будуть дуже доречні.
Не варто також перебільшувати компліменти, бо це може викликати протилежний ефект, і читач може відчути, що той, хто писав, був нещирим. Ю.Палеха [5] ставить такі вимоги при написанні ділового листа:
1. Про кожне положення пишіть з нового рядка.
2. Пишіть про те, що Ви хочете, найпростіше і зрозуміло.
3. Не пишіть агресивно.
4. Не допускайте перебільшення в компліментах.
5. Пам’ятайте, що справжні почуття мають більший ефект, ніж фальшиві.
6. Не допускайте бюрократичних звертань, які стали нормою вітчизняного діловодства. Замість цього повинен застосовуватися стиль, в якому інтереси справи поєднувалися б з етичними нормами.
7. Не перебільшуйте значимості свого власного становища і пам’ятайте, що для закордонного партнера вітчизняні звання не мають навіть другорядного значення. Завоювати авторитет можна тільки справжніми знаннями і досвідом роботи.
8. Досконало перевіряйте текст з точки зору повноти відображення інформації, чіткості викладення.
17.4. Тон листа
|
Т |
он листа не повинен бути ні високопарним, ні недбалим. Рекомендується використовувати нейтральний і позитивний тон, не допускаючи іронії, вияву грубості та ін. [5].
|
Рекомендований тон |
Небажаний тон |
|
1 |
2 |
|
1. We shall be glad to pay just as soon as we receive Ми будемо раді заплатити, як тільки отримаємо... 2. We will send you the statement shortly after Ми надішлемо Вам документ відразу ж після... 3. We asked you to sign the paper but Ми просили Вас підписати папери, але ... 4. We are sure that your nonpayment is an oversight. Ми впевнені, що Ваша несплата є помилкою. 1 |
1. We can not pay until we receive Ми не можемо заплатити, поки не отримаємо ... 2. We can not sent you the statement before ... Ми не можемо надіслати Вам документ перед ... 3. Though we asked you to sing the appear you.. Хоч ми і просили Вас підписати папери, Ви ... 4. We do not understand your failure to pay the bill. Ми не розуміємо, чому Ви не оплатили рахунок. 2 |
|
5. We are sorry to learn from your letter that Ми прикро вражені, дізнавшись із Вашого листа, що ... 6. This sum balances your account. Ця сума балансує Ваш поточний рахунок. |
5. We have your letter in which you claim that... У нас Ваш лист, в якому Ви заявляєте, що ... 6. This corrects the mistake you made in the amount of the cheque due to as Дякуючи нам, це виправляє помилку в сумі чека. |
Від того, як побудована фраза, багато в чому залежить результат ділового спілкування, яке повинне бути сприятливим. Вести діловий діалог у доброзичливому тоні більш важливо, ніж вживати гарні слова і правильно розміщувати їх.
» следующая страница »
1 ... 122 123 124 125 126 127128 129 130 131 132 ... 134