ЗАГАЛЬНОПРИЙНЯТІ ПРАВИЛА СКЛАДАННЯ ДІЛОВИХ ЛИСТІВ
15.8. Цілі ділового листа.
15.9. Складання плану листа.
15.10. Стиль ділового листа.
15.11. Тон листа.
Література:
Альбов. А.С. Письмо зарубежному партнеру. — Л., 1991.
Андрушко С.Я. Искусство составления деловых писем на английском языке. — Одесса: “Два слова”, “Вариант”, 1993.
Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. — М., 1990.
Ваш зарубежный партнер. Переписка, документация, контракты. — М.: МП «Технология», 1992.
ПалехаЮ.И. Организация современной деловой коммуникации. — К.: МАУП, 1995.
Палеха Ю.И. Организация общего и кадрового делопроизводства. — К.: МЗУУП, 1993.
Плотников А.В. Деловая переписка с зарубежными партнерами. — К.: Лира, 1992.
17.1. Цілі ділового листа
Ділове листування посідає значне місце в практиці зовнішньоекономічної діяльності. Воно є одним із основних засобів обміну інформацією.
Функціональне призначення ділових листів як елемента ділової комунікації полягає в досягненні домовленості між двома і більше партнерами (організаціями, підприємствами, фірмами, окремими особами та ін.).
Письмовій діловій мові властиве широке використання ситуаційних кліше, стереотипних виразів і фраз. Стандартизація ділового листування викликана, по-перше, вимогами економності мови, по-друге, необхідністю полегшити процедуру обробки листів.
Основною мовою міжнародного ділового спілкування останнім часом стала англійська. Лист на англійській мові буде зрозумілим діловій людині в будь-якій точці земної кулі.
Ви повинні чітко уявляти собі, про що писати, як аргументувати, яких цілей досягти. При цьому необхідно впевнитися, що саме лист є найбільш ефективним способом вирішення даного питання.
Чіткий порядок письмового викладання якої-небудь ідеї — це перший крок до перетворення її в життя.
Немає сумніву, людині значно легше спілкуватися усно, ніж висловлювати свої думки письмово. Однак, дійсність така, що вміти писати повинні всі.
Цілі того, хто пише, добре відомі:
— привернути увагу читача до якої-небудь ситуації або проблеми;
— дати можливість читачу без труднощів зрозуміти написане;
— спонукати того, хто читає, діяти так, а не інакше.
Це зрозумілі цілі, які лежать на поверхні. Але є ще одна ціль, прихована навіть від того, хто пише. Це — краще зрозуміти проблему, скласти струнке логічне уявлення про свою ідею. На жаль, про це часто забувають.
Письмова мова має свої сильні та слабкі сторони. Ось вони:
|
Сильні сторони |
Слабкі сторони |
|
Той, хто пише, має можливість планувати зміст і форму свого листа. Тому, хто читає, легше, зрозуміти деталі повідомлення, особливо цифровий матеріал. Той, хто читає, може перечитати місця, важкі для розуміння. Письмове повідомлення може стати основою для дискусії. Друковане слово надійно зберігається. |
Той, хто пише, не має можливості прикрасити свою мову мімікою і жестами. Той, хто читає, може легко відволіктися від тексту. Той, хто пише, не має можливості точно знати, хто буде знайомитися з його матеріалами, і час, коли це відбудеться. |
|
П |
ісля того, як чітко визначена ціль написання листа, складається його план. Ретельно відбираються всі факти, які необхідно вказати в листі. Правильність складання листів розкриває Ю. Палеха [5]. Текст листа, звичайно, складається із трьох основних частин:
—вступ (посилання на попередній лист, коротка констатація якого- небудь факту та ін.);
» следующая страница »
1 ... 120 121 122 123 124 125126 127 128 129 130 ... 134