Основи менеджменту

Як же розробити систему зворотного зв’язку за поточними результатами роботи? Тут доцільно взяти за основу вже існуючу систему МАРС. МАРС - це абревіатура чотирьох основних складо­вих даної системи - маяки, активність, розміреність і своєчасність.

Маяки - це контрольні точки, події або відмітки, які повідом­ляють керівнику та його працівникам, наскільки далеко він просу­нувся на шляху вирішення спільно поставленого завдання.

Наприклад, керівником поставлене завдання закінчити підго­товку проекту фінансового плану підприємства за три місяці. Тре­тій маяк, поставлений керівником на шляху виконання завдання, - це вимога представити проекти планів підрозділів їх керівниками не пізніше 1 червня.

Активність передбачає індивідуальну діяльність працівників, яка спрямована на рух від одного встановленого для завдання маяка до другого. Після того, як досягнуто другого маяка, для досягнення третьої контрольної точки в підготовці проекту бюджету працівники повинні почати і завершити декілька різних дій. Наприклад, ці дії будуть виглядати так:

•                 Проаналізувати звіти витрат засобів за минулий рік і визна­чити статті, які переходять на поточний рік, якщо такі є.

0 5 10 15 20 25 ЗО

•                 Проаналізувати звіти витрат засобів за поточний рік і визна­чити планові витрати до кінця року.

•                 Зустрітися з персоналом підрозділів для визначення витрат, які передбачені на навчання, відрядження, а також капіталовкла­дення в основне обладнання на наступний рік.

•                 Проаналізувати можливість розширення штатів, призупи­нення поставок і підвищення цін для визначення розмірів непе­редбачених платежів.

•                   Зробити електронну таблицю з проектом плану на основі даних, одержаних раніше.

•                Роздрукувати проект плану і виконати повторну перевірку результатів вручну, а за необхідності внести в нього виправлення.

•              Представити проект плану керівнику.

Кожна така дія просуває Ваших працівників вперед на шляху досягнення третього маяка (закінчення проекту фінансового плану підприємства до 1 червня).

Розміреність визначає, як встановлені маяки і як реальні дії співвідносяться між собою. Вона вказує на правильну послідовність прийнятих Вами кроків, які приведуть до успішного й ефективного вирішення поставлених завдань.

Своєчасність - це визначення потрібного Вам часу для подолан­ня шляху від одного маяка до другого (встановивши тим самим контрольні точки), а також на повне вирішення всього завдання. Для цього слід підготувати графік, який передбачив би строки виконання кожної окремої дії в плані вирішення завдання.

Застосування кожної із характеристик (маяків, активності, розміреності, своєчасності) дозволяє ставити завдання, які може контролювати керівник і результати виконання яких можна вимірю­вати. Якщо ж керівник не може контролювати процес вирішення завдання, то велика вірогідність того, що його не вирішать, а керів­ник буде не в змозі це визначити.

Одним із найпростіших і найбільш поширених прийомів, які використовуються для ілюстрації і контролю процесу виконання завдань, є лінійні діаграми, або як їх називають, діаграми Гантта. Керівнику достатньо лише глянути на них, щоб зрозуміти, на якій точно стадії знаходиться виконання проекту на будь-яку дату, а також мати можливість порівняти реальне становище справ з планом (рисунок 9.3).

Список етапів

1.              Аналіз минулого звіту

 

« Содержание

» следующая страница »
1  ... 235 236 237 238 239 240241 242 243 244 245  ... 374