При вирішенні питань, що стосуються прийому громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особових справ працівників організації може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтва про одержання освіти тощо).
Копія з документа відтворюється рукописним або машинописним способами, текст документа відтворюється повністю, що містить елементи бланка, засвідчується підписом службової особи, яка підтверджує відповідність змісту копії оригіналові, і скріплюється печаткою (не гербовою).
У верхній частині лицьового боку першого аркуша документа праворуч вище реквізиту “адресат” проставляється відмітка “Копія”.
Засвідчувальний напис складається за такою формою: слово “Вірно”, найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище, дата засвідчення копії проставляється нижче реквізиту “підпис”. Наприклад:
Вірно
Інспектор відділу кадрів підпис, ініціали, прізвище
29.05.01.
Копію службового документа засвідчує своїм підписом посадова особа того структурного підрозділу, в якому зберігається оригінал, його підпис скріплюється печаткою (не гербовою).
На копіях вихідних документів, які залишаються у справах організації, реквізити бланків не відтворюються, проставляється лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, а також дата його засвідчення, посада працівника, який засвідчив копію, та його підпис. Наприклад:
18.05.99 №33-14/09-1328
На №15665/92 від 20.05.01
Текст документа
Заступник Голови правління ініціали, прізвище
Вірно
Інспектор відділу кадрів підпис ініціали, прізвище
18.06.01
Копії вихідних документів повинні мати візи осіб, з якими вони погоджені, візи виконавців; засвідчувальний напис скріплюється печаткою, яка
141
відтворює найменування відповідної установи (не гербова) або її структурного підрозділу (канцелярії). Копії документів повинні мати всі виправлення, зроблені при підписанні оригіналу.
Порядок друкування та вимоги до документів, що здаються у машинописне бюро
У машинописному бюро друкуються тільки службові документи. Рукописи, що здаються до машинописного бюро, повинні бути розбірливо написані чорнилом або пастою темного кольору, ретельно вивірені та завізовані виконавцем і керівником структурного підрозділу.
Рукописи, написані нечітко, кольоровими чорнилами, пастою або олівцем, до друку не приймаються.
Проекти нормативних документів і документи, які надсилаються вищим державним органам, при передачі до друку повинні бути обов’язково завізовані начальником структурного підрозділу.
При здачі рукописів до машинописного бюро завідувач машбюро заповнює відповідні графи журналу обліку роботи друкарок, а на оригіналі проставляє індекс структурного підрозділу, скільки примірників необхідно друкувати, на якому форматі, дату здачі матеріалів до машинописного бюро (додаток 5).
При одержанні надрукованих матеріалів виконавець документа перевіряє друкований текст і, якщо будуть виявлені друкарські помилки, повертає машинописному бюро надруковані сторінки разом із рукописом для виправлення.
Після виправлення помилок завідувач машбюро заповнює графи 8 — 14 журналу обліку роботи друкарок. Виконавець ставить свій підпис за одержані матеріали в книзі.
Завідувач машбюро розглядає рукописні матеріали, які передаються до друкування, визначає черговість, розподіляє роботу між друкарками, контролює якість і своєчасність друкування, перевіряє правильність внесення записів до журналу обліку роботи друкарок та веде облік виконаної роботи.
» следующая страница »
1 ... 75 76 77 78 79 8081 82 83 84 85 ... 240