Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити (найменування, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дату, відмітки про погодження, затвердження тощо).
У розпорядчих документах відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:
“Розробити і подати на затвердження план комплексної перевірки господарюючих суб’єктів за формою, зазначеною у додатку”.
Додатки до нормативного акта та розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей акт або відповідний розпорядчий документ, його дату і номер. Ця відмітка проставляється у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад;
Додаток до наказу від 18.02.02. № 85
За наявності кількох додатків на них проставляються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 та ін. Знак № (номер) перед цифровим позначенням додатка не ставиться.
Якщо додаток складається з декількох аркушів, на всіх наступних аркушах у правому верхньому куті робиться напис: “Продовження додатка”.
Додатки до вихідних документів візуються на двох примірниках, один направляється за адресою, другий залишається у справах організації.
Додатки до нормативних актів підписуються керівниками структурних підрозділів, відповідальних за їх розробку, на лицьовій стороні останнього аркуша додатка із зазначенням дати.
Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа, повинні мати відмітку у тексті документа про їх наявність, наприклад:
“....... замовлення реєструється у спеціальному журналі обліку розмножувального бюро (додаток 11)”.
Такі додатки повинні мати порядковий номер і відмітку з посиланням на пункт тексту документа, який вони пояснюють, та повну назвудокумента. Якщо назва документа перевищує кілька рядків, то її дозволяється скоротити.
Відмітка проставляється у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:
Додаток1 або скорочено Додаток 1
до п. 4.2.4. до п. 4.2.4.
Примірної інструкції з діловодства Примірної інструкції
в центральних та місцевих органах з діловодства... виконавчої влади та організаціях
Ці додатки мають суцільну нумерацію аркушів разом із основним документом.
Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформлюються у такому порядку.
Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформлюється за формою:
Додаток: на 6 арк. у 3 прим.
Якщо документ має додатки, які не названо у тексті, то їх найменування слід перерахувати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:
Додаток: 1. Довідка про виконання плану комплексної перевірки організації у
І кварталі 2000 р., на 6 арк. у 2 прим.
2. Графік проведення перевірок додержання вимог інструкції з діловодства структурними підрозділами організації на 2000 р. на 2 арк. у
1 прим.
Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то позначка про наявність додатка оформляється таким чином:
Додаток: Висновок експертної комісії від 25.04.01 № 18-25/158 і додаток до нього, всього на 25 арк. у 3 прим.
Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали) кількість аркушів не зазначається. При великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:
Додаток: відповідно до опису на _ арк.
Якщо додаток направляється не в усі зазначені у документі адреси, відмітку про наявність додатка оформлюють за формою:
Додаток: на 6 арк. у 3 прим. у першу (або другу тощо) адресу.
Оформлення копій документів
Копії документів виготовляються тільки з дозволу керівництва організації або керівника структурного підрозділу відповідно до їх компетенції. Організація може засвідчувати копії лише тих документів, які нею підготовлені.
» следующая страница »
1 ... 74 75 76 77 78 7980 81 82 83 84 ... 240