— технічному — є можливість машинної обробки тексту;
— психологічному — полегшується процес сприйняття інформації;
— культурознавчому — підвищується культура управлінської праці;
— лінгвістичному — збігається завдання уніфікації мови документів з їх нормалізацією.
В США все було направлене на те, щоб лист служив сильним і чітким інструментом проведення економічної стратегії фірми. Створений був навіть своєрідний інститут листа, який проголошував культ індивідуальної виконавчої техніки. Дещо пізніше американці зробили поворот до уні
фікації ділового листа. Канцелярія Білого дому підрахувала, що щотижня через недбало складені ділові листи компанії несуть втрати в декілька мільйонів доларів.
В Англії уніфікований стиль ділового листування прийнятий під назвою 7ір-Соде, що в буквальному перекладі значить «Код-блискавка». Він зачіпає всі рівні та аспекти мови — його словниковий склад, морфологію, синтаксис, графіку й фонетику, пунктуацію і навіть стиль.
У державних установах Росії з другої половини ХІХ ст. уніфікація текстових форм документів стала нормою офіційного письмового спілкування. В цей час почали складати різні листівки і посібники з написання листів, які стали вітчизняною традицією.
Завдяки використанню таких посібників достатньо було знайти в книзі зразок необхідного документа і, замінивши прізвища, дати, адресу й іншу змінну інформацію, переписати документ або, вивчивши тексти аналогічних документів, скласти на їх основі власний текст і типові мовні звороти.
В 60-ті роки ХХ ст. були розроблені Державні стандарти та методичні розробки, якими із змінами і доповненнями користуються донині.
Діючий нині стандарт перераховує в певній послідовності реквізити, що повинні бути на всіх видах документів, які входять в уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації. Він визначає максимальний склад реквізитів документів (всього їх 31). Кожному реквізиту відводиться строго певне місце і необхідна площа з урахуванням максимального набору знаків при його написанні [6].
16.3. Класифікація листів
Ю . Палеха [5] всю кореспонденцію поділяє на такі різновиди:
— ділові (формальні і неформальні) листи;
— особисті (приватні) листи;
— рекомендувальні листи;
— листи прямої поштової реклами.
Формальними є листи, підготовлені від імені однієї організації або на адресу іншої.
Неформальними є листи, складені працівниками одного рівня (менеджером кадрової служби однієї фірми менеджеру фінансової служби іншої) з пропозицією про особисту зустріч для обговорення тих чи інших питань, обміну інформаційними матеріалами та ін. Звичайно, неформальні листи складаються після встановлення партнерських відносин і особистого знайомства.
Особистими є листи, якими обмінюються рідні або знайомі. Така кореспонденція має приватний характер.
Рекомендувальними є листи, які служать для заочного представлення тієї чи іншої особи. Такі листи допомагають швидко заручитися підтримкою на місці тимчасової вимоги.
Листи прямої поштової реклами призначені для рекламування товарів і послуг безпосередньо тим людям, в яких зацікавлений рекламодавець. Якщо список адресатів складений розумно й продумано, товар, який пропонується, має добрий попит, а рекламний лист складений тонко і зі смаком, адресати, як правило, одержують серйозний імпульс до здійснення покупок відразу ж.
Ділові листи
Всі офіційні ділові листи можна поділити за функціональною ознакою на:
• листи, які вимагають відповіді;
• листи, які не вимагають відповіді.
Листи, які належать до першої групи:
» следующая страница »
1 ... 115 116 117 118 119 120121 122 123 124 125 ... 134