Комунікації в менеджменті

Готуючись до тієї чи іншої зустрічі з зарубіжним партнером, не тільки бажано якомога більше дізнатись про звичаї та культуру його країни, але й досконало оволодіти нормами і правилами, прийнятими в міжнародному спілкуванні.

14.2.     Домовленість про ділову зустріч

Щ

об ефективно провести діловий контакт, до нього необхідно серйозно підготуватися і продумати все до дрібниць.

Про ділову зустріч або переговори прийнято домовлятися завчасно, при цьому проміжок часу між домовленістю і самою зустріччю залежить від конкретних обставин та її програми. В межах одного регіону найбільш доцільно домовлятися за 2-3 дні.

Особливої старанності вимагає організація проведення зустрічі з іно­земцями. До такої зустрічі слід, безумовно, готуватися завчасно, передба­чивши всі елементи програми їх перебування:

—      порядок зустрічі;

—      персональний склад тих, хто буде зустрічати;

—      участь представників преси;

—      дарування квітів;

—      зустрічні промови;

—      розміщення в готелі;

—      ділова частина;

—      прийоми та відвідування культурних об’єктів;

—      поїздки по країні;

—      кінцеві проводи.

Про організацію ділової зустрічі можна домовитися за допомогою лис­та, телекса або ж, простіше всього, по телефону. Перед тим, як взяти в руки телефонну трубку, потрібно записати всі важливі організаційні моменти зустрічі, бо коли щось забудете, то ще раз телефонувати буде незручно.

Протоколом передбачаються такі основні моменти домовленості:

—      предмет ділової зустрічі;

—      місце проведення;

—      часові межі;

—      кількість учасників;

— матеріали для обговорення і підсумкові документи зустрічі.

Розглянемо кожен з цих моментів.

Предмет ділової зустрічі. Предметом ділової зустрічі є питання, які ви­носяться на обговорення, тематичні межі переговорів, перелік проблем, які розглядаються, та ін.

Переговори, як правило, проводяться для вирішення питань про спільну діяльність, зміну форм цієї діяльності або для того, щоб припини­ти співробітництво, коли умови або підходи однієї із сторін не задоволь­няють іншу з тих чи інших причин. Бувають і протокольні переговори, їх називають візитами ввічливості, оскільки вони проводяться для встанов­лення особистого знайомства або приділення уваги до партнера з якогось приводу.

Місце проведення. Ініціатор зустрічі пропонує (не нав’язує) свій варі­ант, але останнє слово про місце проведення залишається за запрошеною стороною. Зустріч може проводитися в таких місцях.

В своїй фірмі. Більшість ділових людей надають перевагу проводити пе­реговори на своїй території. Стороні, яка приймає, немає необхідності витрачати дорогоцінний час і сили на адаптацію до зовнішнього середо­вища, подолання втомленості після довгої дороги. Господарям все знайо­ме — не важко скористатися телефоном, кімнатами для відпочинку, на­дійними секретарськими послугами, допомогою юристів, експертів або вищестоящих працівників, усамітнюватися для конфіденційних бесід.

Цей варіант дає можливість господарям впливати на оточуюче середо­вище, включаючи вибір та влаштування приміщення, розсадку за столом переговорів і цілеспрямовану організацію культурних та соціальних про­грам. Є можливість справити враження на партнера рівнем організації зустрічі, змусити його відчути себе зобов’язаним за надану гостинність і, таким чином, стати більш зговірливим.

Економиться не тільки час, але й гроші на відрядження та транспортні витрати. Нерідкі випадки, коли сторона, яка приймає, спеціально затягує дискусії, тим самим підвищуючи витрати гостей і збільшуючи моральний тиск на опонентів.

 

« Содержание

» следующая страница »
1  ... 99 100 101 102 103 104105 106 107 108 109  ... 134