Основи менеджменту. Практикум

інформаційний, де координуються дії підрозділів. Засідання проходить дуже швидко, наприкінці керівник запитує, чи є в ко­гось питання або важливі доповнення. Нарада закінчується. І дру­гий - ті, на яких вирішуються проблеми і приймаються рішення (прихована мета розділити відповідальність між усіма). Ось тут і починається колосальна втрата часу. Адже чим більше кількісний склад групи, тим складніше встановити зв’язок між її членами і взагалі прийняти якесь рішення.

Раціонально використати час, відведений для засідань, вам допоможуть ці поради, наведені в «Капіталі»:

найвдаліше призначати засідання за годину до обіду або до кінця робочого дня. Бажаючих просто поговорити виявиться значно менше звичайного;

починайте нараду рівно в призначений час. Не чекайте тих, хто запізнюється. Адже господар становища все-таки ви, а тому не давайте підлеглим можливості диктувати правила гри. Перший раз запізняться кілька чоловік. Другий раз їх буде значно менше. Ну а ті, хто ризикне запізнитися і в третій раз, певне, не дуже цікавиться роботою. Такі менеджери не особливо й потрібні фірмі;

завжди дотримуйтеся порядку денного. Не дозволяйте учас­никам наради відхилятися від теми;

не переривайте обговорення;

встановіть ліміт часу на кожне питання й суворо дотри­муйтесь регламенту;

встановіть тривалість засідань, наприклад, не більше го­дини, і завжди ставте крапку вчасно;

до мінімуму скоротіть кількість присутніх;

з метою економії часу замість протоколів кресліть таблиці. Все дуже просто. Тема засідання стає назвою таблиці. В одній колонці прізвище присутніх, напроти - рішення, яке він повинен втілити у життя. І в третій колонці - строки виконання. А більше нічого й не потрібно;

якщо рішення засідання не було виконане, то внесіть про­блему в наступний порядок денний. Пункт «Незакінчені справи».

Керівник, який дбайливо ставиться до свого часу, спонукає і своїх підлеглих раціонально використовувати робочий час.

Ефективне планування діяльності та часу

Для того, щоб правильно розподіляти та використовувати ро­бочий час, потрібно навчитися планувати його, чітко визначати види робіт та час на їх виконання [7].

Планування видів діяльності повинно бути як довгостроковим (цілі на 3-5 років та більше), середньостроковим (цілі на 1-3 роки), так і оперативним (поточні цілі - 3 місяці, 1 місяць, декада, тиж­день, план «на сьогодні», «на завтра»).

Довгострокове планування ґрунтується на прогнозовано-аналі- тичній діяльності. У зв’язку з цим, насамперед, складається пе­релік найбільш важливих робіт, а потім встановлюються строки їх виконання.

При плануванні особистої роботи потрібно дотримуватися такої послідовності:

визначення витрат часу на постійні справи (аналіз бюджету часу);

аналіз змісту справ, що плануються, та визначення часу, не­обхідного для їх виконання;

зіставлення витрат часу на заплановані справи з особистим бюджетом часу;

складання перспективного плану;

складання плану-графіка;

запис поточних справ та складання плану робочого дня.

Для того, щоб була «часова база» для планування, необхідно звер­нути найсерйознішу увагу на перші два етапи, тобто підготовити дані, щоб визначити витрати часу на постійні справи, а також зробити аналіз змісту справ, що плануються, та визначити по­трібний час дня їх виконання. І перше, що необхідно зробити, - це облік часу.

Методи обліку витрат робочого часу - фотографія, самофотог- рафія, хронометраж, моментні спостереження. Проте найефек­тивнішим є самофотографія робочого дня, тому що тут діє управ­лінське правило: якщо працівник залучений до процесу регламентації своєї праці, він буде виконувати ці рекомендації.

Основні принципи техніки ведення обліку часу зводяться до таких правил:

 

« Содержание

» следующая страница »
1  ... 257 258 259 260 261 262263 264 265 266 267  ... 310