Або ще й того гірше. Відвідувач - колишній колега (стартували з однакових посад) або друг, якого прийняли на роботу. Ці взагалі можуть зайти з намірами поговорити про футбольний матч, про те, про се... І випроваджувати їх потрібно вкрай коректно - приятелі все-таки. Можуть образитися.
Як це припинити?
Поставте стіл секретарки таким чином, щоб він міг зупинити будь-кого. Далі справа техніки. Декілька чергових фраз типу: «Я можу вам чимось допомогти? Шеф вкрай зайнятий. Він може вам зателефонувати, коли звільниться? Що йому передати?» - і ніхто не ображений.
Відвідувач все-таки зайшов. Зустріньте його стоячи. Це майже ідеальний варіант. Таким чином ви не даєте відвідувачу зручно розміститися у кріслі і забрати багато часу. І, крім того, йому прийдеться ніби на ходу й дуже стисло викладати свою проблему. Якщо бесіду не можна відкласти, відразу скажіть, яким часом ви розпоряджаєтесь. Привчіть секретаря (під час подібних візитів) із стурбованим виглядом заглядати до вас у кабінет та нагадувати про неіснуючу зустріч або телефонний дзвінок. У будь-якому випадку ви повинні мати можливість сказати: «Ми закінчуємо через 5 хвилин».
Якщо підлеглий по телефону просить про зустріч, то найкраще з’ясувати, в чому справа. Потім сказати, що самі зайдете, як тільки звільнитеся. Це досить зручно. По-перше, не перериваєте розпочату роботу. По-друге, в кабінеті підлеглого ви господар становища, тобто в будь-який момент можете встати й піти. А це значно легше, ніж випроваджувати із свого кабінету. По-третє, дуже демократично і навіть якось поважно щодо підлеглого. І до того ж, у нього всі необхідні документи, які стосуються даної проблеми.
Подумайте та встановіть оптимальні години прийому. Крім того, доручіть секретарю регулювати мету візиту, потім обговорити його час і обов’язково тривалість.
Якщо надто багато справ, то краще приходьте за пару годин до початку робочого дня, коли в офісі точно нікого немає. Але не варто затримуватися після 18-00: адже багатьом після роботи ввечері нічого робити і вони якраз хочуть поговорити.
Якщо багато роботи, спробуйте знайти схованку, про яку ніхто не знає. Це може бути чийсь кабінет, сховище бібліотеки.
Дев’яносто відсотків топ-менеджерів витрачають на телефонні розмови, в кращому випадку, до години в день. У гіршому - більше двох. Якщо спробувати якось проаналізувати цей час, то виявиться: перша і більша частина дзвінків надходить просто не за адресою. Вирішити проблему повинні були заступники або начальники управлінь. Друга частина - важливі, але нетермінові. Тут справа за секретарем. Він повинен і не образити абонента, і захистити шефа. Краще за все звучить відповідь типу: «Чи може він вам зателефонувати, коли звільниться?»
Перевага зворотних дзвінків очевидна. По-перше, можна зовсім не телефонувати. По-друге, можна зателефонувати, коли зручно самому. По-третє, подібна система має ще й деяку психологічну перевагу. Припустимо, підлеглого не з’єднали з керівником, відповіли, що він сам подзвонить. А проблема не терпить зволікань. Таким чином стимулюється ініціатива і рішення приймається на місцях.
Зворотні дзвінки краще групувати, виділивши для них певний час. І ще, керівник не повинен сам натискати кнопки телефону - в цьому немає ні демократії, ні працелюбства, а ось втрата часу велика.
Керівники подібною системою здебільшого не хочуть користуватися, оскільки бояться образити підлеглих або партнерів по бізнесу. Проте побоювання нічим не обґрунтовані - розумні зрозуміють, ну а з нерозумними просто нема чого далі працювати.
Засідання - це ще одне непомірно велике джерело марнотратства часу керівника. Дослідження показують: менеджери вищої та середньої ланки проводять на різних нарадах до 80 відсотків свого робочого часу. І при цьому кожний визнає, що користь від них невелика. Засідання найчастіше бувають двох видів. Перший
» следующая страница »
1 ... 256 257 258 259 260 261262 263 264 265 266 ... 310