Основи менеджменту. Практикум

Проблема ефективного використання робочого часу та його планування турбує керівників будь-якого рангу. Якщо подивити­ся на результати вітчизняних досліджень, коли намагалися виз­начити основні причини перевантаження керівників вищого та середнього рівнів і чому вони неефективно використовують робо­чий час, то результат виявився таким (у порядку значущості): недостатня кваліфікація управлінського персоналу - 66 %; невпорядкованість інформації - 50 %; низький рівень праці в управлінні - 50 %; неорганізованість виробництва - 32 %;

нечіткий розподіл прав та обов’язків - 30 %;

велика кількість нарад - 28 %.

Аналіз використання робочого часу вітчизняними керівника­ми свідчить: тривалість робочого дня перевищує на 3-4 години, а корисна зайнятість складає всього 5-6 годин; заступники дирек­тора, головні інженери прихоплюють по 2-3 години, а корисна зайнятість відповідно 5-6 годин. Начальники цехів використову­ють час приблизно як головні інженери. Коли йдеться про корис­ну зайнятість, то мається на увазі перелік робіт, видів діяльності, прийняття рішень тощо, що є компетенцією тільки цих керівників.

Ефективність використання часу не означає, що він завчасно розписується до останньої хвилини. Така ефективність з точки зору гнучкої та мобільної роботи були б повним абсурдом. У той же час ефективність не означає й «вижимання поту». Навпаки, ефективність пов’язана з безперервністю, яка передбачає плано­вий початок у використанні часу і дає можливість відновити себе після роботи, зібратися із силами для успішного продовження діяль­ності.

При нестачі часу для управлінської діяльності буде характерно

[7]:

безплановість у використанні робочого часу та слабке виз­начення пріоритетів;

нервозність та метушливість у діях;

нетерплячість у прийнятті рішень, у стосунках з рівними за рангом та з підлеглими;

недостатній рівень розподілу управлінської праці в підроз­ділах та низький ступінь делегування;

відсутність порядку ^на робочому місці;

надмірність та безсистемність кореспонденції на робочому столі;

нестача часу для відпочинку, поганий сон, а звідси й пога­ний настрій на наступний день. Для розумової діяльності настрій має велике значення - це 70 % продуктивності.

Причинами виникнення непродуктивних витрат часу в роботі менеджера служать:

перерви в роботі в результаті телефонних дзвінків;

випадкові відвідувачі;

наради (незаплановані та непередбачені);

кризові ситуації;

відсутність цілей, пріоритетів та крайніх строків виконан­ня;

накопичення справ та особиста дезорганізація;

неефективна передача прав та повноважень, рутинна ро­бота, зайва деталізація питань;

спроба братися за все відразу та нереальні часові оцінки;

відсутність достовірної інформації, «плутані» інструкції;

невідповідна, неточна та застаріла інформації;

нерішучість та відкладання прийняття рішень;

нечітке уявлення про сфери відповідальності та повнова­ження;

нездатність сказати «ні»;

невміння доводити завдання до кінця;

відсутність самооцінки.

Щоб раціонально витрачати свій час, кожний керівник повинен уміти боротися з цими «марнотратами» свого дорогоцінного часу.

В останні роки, пише журнал «Капітал» [1], у багатьох компан­іях світу стала популярною політика «відчинених дверей», тобто в кабінети менеджерів усіх рангів може зайти будь-який службо­вець і в будь-який час. Про переваги говорити не будемо, бо не­зручності (залежність від відвідувачів) перевищили найсміливіші очікування.

Відбувається приблизно таке. Через кожні 10-20 хвилин двері в кабінет прочиняються, просовується чийсь ніс, потім помічаєш посмішку, ну а після - бадьоро входить відвідувач. Це, в більшості випадків, ваш підлеглий з дріб’язковою проблемою, яку зобов’я­заний вирішувати ваш заступник, але до нього не зверталися - адже приємно зайвий раз нагадати керівництву про себе. За да­ними західних соціологів, на подібні розмови керівники витрача­ють 3-4 години в день.

 

« Содержание

» следующая страница »
1  ... 255 256 257 258 259 260261 262 263 264 265  ... 310