• психологічний мікроклімат у колективах, підрозділах вашого підприємства;
• рівень освіти, культури та професійної компетенції учасників;
• психологічна сумісність можливих майбутніх виконавців одного завдання.
Для впевненості в тому, що запланована нарада буде конструктивною, його учасників необхідно попередньо ознайомити з проблемами, які виносяться на обговорення, а також створити у них певну психологічну настанову.
7. Підготовка приміщення
Приміщення для наради повинно забезпечувати нормальну ділову роботу. Воно має бути теплим, добре освітленим, необхідні також хоча б мінімальні зручності для ведення записів.
Дуже важливо, щоб кожний із присутніх мав можливість без зусиль бачити й чути виступаючих.
Столи та стільці можуть розташовуватися по-різному в залежності від мети наради. Це може бути фронтальне розміщення, круглий стіл, обличчя до обличчя, трикутник.
Щоб нарада проходила ефективно й стала дійсно корисною, необхідно виконати кілька практичних правил:
1. Починайте роботу точно у вказаний час і відразу переходьте до справи, незалежно від того, чи всі учасники на місці.
2. Повідомте про вартість хвилини даної наради (заробіток учасників за хвилину плюс накладні витрати) і у ввічливій формі вкажіть на це тим, хто запізнився. При цьому виявіть упевненість в успішному ході засідання, свій намір провести нараду раціонально.
3. Узгодьте з учасниками правила спільної роботи, наприклад, регламент виступів. Не забудьте оголосити на початку наради передбачений час закінчення роботи. Це має важливе значення.
4. Доручіть одному з учасників ведення протоколу. Найбільша помилка після наради - відсутність протоколу, наступна за рангом помилка - поганий протокол.
Протокол - це первинний офіційний документ, на основі якого керівництво може вимагати від співробітників виконання доручених їм завдань. Протокол повинен містити дату проведення наради, порядок денний, склад присутніх, короткий зміст виступів, прийняте рішення з вказівкою відповідальних за виконання та терміни проведення заходів.
5. Прийнято, щоб нараду проводив сам керівник. Між тим психологи вважають корисним проводити наради під керівництвом головуючого, який обирається, тому що при цьому створюється більш сприятлива психологічна атмосфера.
6. Якщо нарада досить високого рівня, то необхідне вступне слово ведучого. У вступному слові потрібно чітко й конкретно окреслити проблему, що обговорюється, і ще раз звернути увагу присутніх на кінцеву мету наради.
7. Але основне завдання ведучого - забезпечити можливість висловитися всім бажаючим і серйозно розібратися в їхніх думках. Для успішного вирішення цього завдання потрібно дотримуватися таких умов:
• надати слово всім бажаючим, не «затискати» виступи;
• не припиняти дебати, якщо вони йдуть у небажаному з точки зору головуючого напрямку;
• не дорікати виступаючим, якщо їх думка відрізняється від думки керівника, не обривати на півслові, не перебивати репліками тощо;
• щоб досягти результативності наради, потрібно створити на ній вільну й мотивовану атмосферу, дух дружелюбності та взаємодопомоги.
8. Контролюйте паузи в обговоренні питань. Розпізнавайте такі критичні моменти в дискусії, як розмови на сторонню тему, швидкі висновки та неправильні рішення.
9. Важливо, щоб головуючий під час наради вів відповідні записи, оскільки покладатися тільки на пам’ять ніколи не слід.
10. Ближче до кінця наради повторіть прийняті рішення, узгоджені заходи, щоб заручитися згодою учасників та виключити розбіжності.
» следующая страница »
1 ... 133 134 135 136 137 138139 140 141 142 143 ... 310