3. Визначення дати та часу проведення, складу учасників Дата й час проведення наради повинні бути обрані з урахуванням доступності для учасників та можливості підготуватися. Тривалість нарад має бути оптимальною. Будь-яка оперативна нарада повинна займати не більше 20-30 хв., інші ділові наради - укладатися в годину-півтори, переходячи цю межу тільки в особливих випадках. За даними соціально-психологічних досліджень, найбільш ефективні засідання із загальним регламентом розгляду одного, причому досить складного рішення в межах 30-40 хв.
Важливим етапом у підготовці наради є визначення складу її учасників. На засідання слід запрошувати мінімальну кількість людей, тільки тих, присутність яких дійсно необхідна, а саме:
• які безпосередньо повинні виконувати рішення засідання;
• які мають відповідні спеціальні знання;
• які мають досвід вирішення аналогічних проблем;
• відповідальних за належне виконання.
Ніколи не потрібно запрошувати людей лише для масовості, для імпозантності наради.
Потрібно подумати про спосіб повідомлення співробітників, запрошених на нараду, про ті матеріали, з якими вони повинні попередньо ознайомитися.
4. Підготовка доповіді
Якщо нарада досить високого рівня (збори акціонерів, конференція трудового колективу і т.ін.), то керівнику необхідно підготувати доповідь. Це нелегка справа.
Відомий американський спеціаліст з ораторського мистецтва Френк Снелл пропонує при підготовці до виступу скористатися універсальним планом, який складається з п’яти пунктів. Користуючись цим планом, ви зможете краще подати свою думку, розкрити її та довести правильність своїх висновків. При цьому потрібно пам’ятати, що аудиторія слухає і сприймає доповідача в середньому перші 17 хвилин.
Як практично користуватися цим планом?
Приготуйте шість аркушів білого паперу. Вони дуже знадобляться під час виступу. На кожному аркуші в лівому верхньому кутку напишіть назву складової частини вашої доповіді:
1. Як привернути увагу.
2. Як використовувати енергію виступу.
3. Сказати те, що потрібно сказати.
4. 5. Захопити слухачів ідеєю.
6. Результат виступу.
Розпочніть з аркуша 3, на якому напишіть головну тему вашого виступу.
На аркушах 4 і 5 напишіть всі докази, приклади, порівняння й протиставлення, цифри і т. ін.
На аркуші 6 розмістіть ваше заключне звернення до аудиторії. Запишіть, до чого ви збираєтеся закликати слухачів. Тепер обміркуйте початок вашої промови і запишіть його на аркуші 1. Виступ повинен бути коротким, яскравим та влучним. На аркуші
2 запишіть те, за допомогою чого ви збираєтесь розкрити тему виступу.
Таким чином, план вашої доповіді готовий. Далі ви можете усно продумати хід виступу, підібрати необхідні слова, жести, інтонації.
5. Підготовка проекту рішення
Одним із завершальних елементів організації ділової наради є підготовка проекту рішення. Тут будуть доцільні такі рекомендації:
• констатуюча частина повинна відбивати суть проблем та їх стан на даний момент;
• основна (постановляюча) частина повинна відбивати весь зміст рішень, що приймаються;
• визначаються приблизні строки виконання;
• визначаються форми та методи контролю за виконанням, звітність виконавців.
6. Попередня підготовка учасників наради та інформаційних
матеріалів
Не слід забувати, що при визначенні складу наради і попередній підготовці її учасників істотну роль відіграють такі фактори:
» следующая страница »
1 ... 132 133 134 135 136 137138 139 140 141 142 ... 310