На підприємстві повинен бути суворий порядок розмноження документів з грифом “КТ”. Вони повинні розмножуватись з дозволу керівництва підприємства у спеціально відведеному приміщенні. Усі копії документів “КТ” беруть на облік у спеціальному журналі чи в “Журналі реєстрації документів з грифом “КТ”. Кількість примірників документів з грифом “КТ” має бути обмежена, і кожен примірник готується для раніше визначеного адресата чи виконавця. Розмноження документів потрібно виконувати в присутності службової особи, яка відповідає за документ. Усі неякісні копії документу нею забираються і підлягають знищенню.
Усі справи з грифом “КТ” журнали (картотеки) обліку документів “КТ” в обов’язковому порядку вносяться в номенклатуру справ підприємства.
По закінченню року спеціально створена комісія підприємства виконує такі роботи:
• провіряє наявність усіх документів з грифом “КТ”;
• відкладає документи з грифом “КТ” для архівного зберігання;
• відкладає документи з грифом “КТ” для знищення;
Перевірка наявності документів з грифом “КТ” за рішенням керівництва підприємства може проводитися з іншою періодичністю, наприклад, по закінченню кожного кварталу.
У випадку встановлення факту втрати документів з грифом “КТ” відразу повідомляється керівник підприємства і приймаються усі заходи для розшуку документа. Для виявлення факту втрати керівником підприємства призначається комісія.
При звільненні співробітника, який відповідав за документи з грифом “КТ”, проводиться перевірка документів, які за ним закріплені та їх передача новій призначеній особі. Акт прийому-передачі цих документів затверджується керівником підприємства чи його заступником.
При припинені трудових відносин з підприємством, на якому співробітник був допущений до “КТ”, зобов’язання про нерозголошення конфіденційних відомостей діють протягом 2-х років, якщо інший термін не встановлено трудовим контрактом.
У деяких фірмах співробітника не звільняють 2 місяці після подання ним заяви. Така відстрочка дозволяє перевести співробітника в інший підрозділ, де він хоча б 2 місяці не буде мати доступу до документів “КТ”.
При передачі справ в архів на документи з грифом “КТ” складається окремо опис.
Архівне зберігання таких документів проводиться в опечатаних коробах, в приміщеннях, які виключають несанкціонований доступ.
На документи з грифом “КТ”, відібрані для знищення, складається акт, який затверджується керівником підприємства. Знищуються документи в присутності комісії за допомогою спеціальної машини чи іншим способом, який виключає можливість відтворення чи відновлення інформації, яка є в них.
12.3. Порядок обліку, зберігання і використання конфіденційної інформації, яка є власністю держави
Кабінет Міністрів України постановою від 27.11.98 р. № 1893 затвердив інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави. Вона визначає обов’язковий для всіх центральних та місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності порядок роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію.
Конфіденційній інформації надається гриф обмеження доступу “Для службового користування”, а її перелік розробляється і вводиться в дію керівниками органів виконавчої влади, в яких утворюються або у володінні, користуванні чи розпорядженні яких перебувають ці відомості.
На документах у правому верхньому кутку першої сторінки, а для видань на обкладинці та на титулі проставляються гриф “Для службового користування” і номер примірника.
Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації, він має бути зазначений у супровідному документі.
» следующая страница »
1 ... 210 211 212 213 214 215216 217 218 219 220 ... 240