Видача громадянам України видань з грифом “Для службового користування” у масових бібліотеках здійснюється за письмовим клопотанням керівників організацій, в яких працюють ці громадяни, із зазначенням теми роботи. Ці дозволи дійсні протягом року.
Забороняється зберігати документи з грифом “Для службового користування” у бібліотеках загального користування.
У відомчих бібліотеках закритого типу видання з грифом “Для службового користування” видаються:
• співробітникам цієї організації—за списками, затвердженими керівником організації (структурного підрозділу), або за його письмовим дозволом;
• співробітникам інших організацій — за письмовими зверненнями цих організацій та з письмового дозволу керівника організації (структурного підрозділу), що зберігає ці видання.
Видання з грифом “Для службового користування” з письмового дозволу керівника організації можуть видаватися за міжбібліотечним абонементом на підставі письмових запитів керівників організацій, яким ці видання потрібні.
Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом “Для службового користування” періодично переглядаються з метою можливого зняття цього грифа. Перегляд здійснюється під час передачі справ із структурних підрозділів до архівного підрозділу організації, у процесі зберігання справ в архівному підрозділі (як правило не менш як один раз на 5 — 10 років), а також під час підготовки справ постійного зберігання для передачі до державної архівної установи.
Рішення про зняття грифа приймаються експертною комісією організації- автора документа (видання) чи правонаступника. До складу комісії входять працівники канцелярії, режимно-секретного та інших підрозділів організації.
Рішення комісії оформляється актом, що складається за довільною формою та затверджується керівником організації.
Забезпечення схоронності документів, перевірка їх наявності
Документи з грифом “Для службового користування” повинні зберігатися у службових приміщеннях і бібліотеках у шафах (сховищах), які надійно замикаються та опечатуються. Забороняється зберігати такі документи у підсобних фондах бібліотек.
Справи з грифом “Для службового користування”, видані для роботи, підлягають поверненню у канцелярію або архівний підрозділ у той же день.
Окремі справи з дозволу керівника канцелярії або архівного підрозділу організації можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.
Передача документів іншим співробітникам здійснюється тільки через канцелярію, архівний підрозділ або бібліотеку.
Забороняється виносити документи з грифом “Для службового користування” за межі службових приміщень організації.
У разі потреби керівник організації (структурного підрозділу) може дозволити виконавцям або співробітникам канцелярії винести за межі службового приміщення організації документи з грифом “Для службового користування” для їх погодження, підписання тощо в організаціях, що знаходяться у межах одного населеного пункту.
Особам, які відряджені до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріали з грифом “Для службового користування”. Ці матеріали повинні бути заздалегідь надіслані на адресу організації за місцем відрядження співробітника.
В окремих випадках з дозволу керівника організації дозволяється перевезення документів з грифом “Для службового користування” до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників (або одного озброєного працівника), що мають виконувати роботу з ними в іншому населеному пункті.
Перевірка наявності документів з грифом здійснюється щорічно комісією, що призначається наказом керівника організації. До складу цієї комісії обов’язково входять особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також працівники режимно-секретних підрозділів.
» следующая страница »
1 ... 214 215 216 217 218 219220 221 222 223 224 ... 240