Керівники органів виконавчої влади, державних підприємств, установ і організацій у разі потреби мають право зняти гриф “Для службового користування” з документів, підготовлених цим органом. Контроль за нерозголошен- ням відомостей, що містяться у документах з грифом “Для службового користування”, здійснюється режимно-секретними підрозділами організацій.
Співробітники організацій, які працюють з документами з грифом “Для службового користування”, в обов’язковому порядку підлягають ознайомленню під розписку із цією та відповідними відомчими інструкціями. Ознайомлення здійснюють канцелярії організації.
Співробітникам, допущеним до роботи з документами з грифом “Для службового користування”, забороняється повідомляти усно або письмово будь- якому відомстві, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою.
Приймання і облік документів
Приймання і облік (реєстрація) документів здійснюється канцелярією організації, яка веде облік несекретної документації.
Кореспонденція з грифом “Для службового користування”, що надходить до організації, у тому числі документи, створені за допомогою персональних комп’ютерів, приймається і розкривається централізовано у канцелярії співробітниками, яким доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.
У разі відсутності у конвертах документів або додатків до них складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику.
Документи з грифом “Для службового користування”, які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатом.
Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи. Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) — за кількістю примірників.
Облік документів та видань ведеться у журналах або картках, окремо від обліку іншої несекретної документації.
Облік магнітних носіїв інформації ведеться окремо від обліку паперових носіїв такої інформації у окремих журналах або на картках.
Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується працівником канцелярії та завіряється печаткою “Для пакетів”.
У разі, коли обсяг документів з грифом незначний, дозволяється вести їх облік (реєстрацію) разом з іншою несекретною документацією. При цьому на картці (в журналі) до реєстраційного номера документа або видання додається позначка “ДСК”.
На кожному зареєстрованому документі, а також супровідному листі до видання проставляється штамп, в якому зазначаються найменування організації, реєстраційний номер документа та його надходження.
Тираж видання, одержаний для розсилання, реєструється з одним вхідним номером в журналі обліку і розподілу видань з грифом “Для службового користування”.
Додатково розмножені примірники документа (видання) обліковуються за номером цього документа (видання), про що робиться позначка на розмноженому документі (виданні) та у формах обліку.
Розмноження ірозсилання (відправлення) документів
Відповідальність за випуск документів з грифом “Для службового користування”, що тиражуються, несуть керівники організацій (структурних підрозділів), в яких вони тиражуються.
Документи, одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.
Друкування документів здійснюється у друкарському бюро організації. При цьому до реєстраційного номера документа додається позначка “ДСК”.
Друкування таких документів такождопускається у структурних підрозділах під відповідальність їх керівників.
» следующая страница »
1 ... 211 212 213 214 215 216217 218 219 220 221 ... 240