ЗРАЗОК ОФОРМЛЕННЯЛИСТА Про оформлення службових листів
Згідно зі стандартами на організаційно-розпорядчу документацію ліве поле документа повинно бути не менше 20 мм, праве — не менше 8 мм. Починаючи від лівого поля, друкують заголовок до тексту документа, текст без абзаців, відмітку про наявність додатків, найменування посади (перед підписом).
На відстані 5 знаків від лівого поля починається кожний абзац; на відстані
32 знаків — початок адреси; на відстані 48 знаків — розшифрування підпису. Зазначена відстань забезпечується віповідними положеннями табулятора.
Текст документа на аркуші формату А4 друкується через 1,5 інтервала, а на аркуші форматуА5—через 1 інтервал. Інші реквізити друкуються на відстані
2 — 3 інтервалів між собою і на відстані одного інтервалу між рядками реквізиту.
Розшифрування підпису друкується на рівні останнього рядка найменування посади. Прізвище виконавця і номер його службового телефону розміщують у лівому нижньому куті аркуша, нижче зазначається індекс друкарки, кількість примірників і дата друкування. На листах, адресованих вищим органам, ці реквізити розміщують на зворотньому боці останнього аркуша документа.
Заступник начальника
Управління справами підпис, розшифрування підпису
Швець 242-46-93
ОКЗ 18.08.01
Особливі правила складання ділових листів
При складанні ділових листів треба використовувати такі правила:
► 1. Писати коротко
► 2. Використовувати прості слова
|
Правила складання |
|
|
ділових листів |
|
3. Звертатись до конкретної особи, а не до невизначеної групи людей
4. Для вираження своєї думки треба стимулювати увагу адресата і стимулювати його дії
- увага;
- інтерес;
- прохання;
-дія
5. Використовувати у листах розмовне викладення
Деякі автори комерційних листів використовують понад 100 слів там, де можна обійтись 40, і зловживають чужим часом і увагою. Якість важливіша кількості, тому не треба прагнути списати всю сторінку. Коротке викладення тексту вимагає уникнення від пустих фраз і використання короткого варіанту:
|
Фрази-“пустушки” |
Короткий варіант |
|
У теперішній час Протягом того періоду Після ретельного розгляду Протягом цього часу Це питання, яке Зробити запит щодо У поточний момент |
Тепер Тоді Розглянувши Коли Це питання З’ясувати Зараз |
Вибір слів для ділового документа повинен відповідати встановленим в українській мові нормам. Продумане вмотивоване вживання слова в документі виправдовує його появу в тексті незалежно від того, яке це слово за походженням. Доречно підібране слово сприймається читачем позитивно, а якщо воно відривається від змісту, або викликає у нього обурення, здивування, сміх—це означає, що укладач документа не продумав його до кінця, невдало вибрав і вжив слово, недоречно сформулював речення.
Немотивований добір слова є результатом прагнення нашвидкуруч укласти документ, не завдаючи собі клопоту для пошуку потрібного слова.
Так, замість вислову “підписка на газети” правильно вжити “передплата”, бо “підписка” — це письмове зобов’язання про щось.
Або “повістка” і “порядок” (денний) — це два різних слова; повістка — коротке повідомлення про щось; порядок денний—перелік питань, які обговорюються на зборах, засіданні, нараді.
Від досоконалості володіння загальною мовною культурою службової особи залежить вибір потрібного слова. Вибір слова треба починати від найпростішого, найочевиднішого.
» следующая страница »
1 ... 89 90 91 92 93 9495 96 97 98 99 ... 240