Організація праці менеджера

Службові листи, факси

Службовий лист—це один із засобів обміну інформацією і оперативного управління процесами службової діяльності.

До складання листів ставляться ті ж вимоги, що й до інших службових до­кументів.

Службова записка — це невід’ємний засіб зв’язку організації з зовнішнім середовищем. Службові листи і факси мають найбільшу вагу в інформаційних зв’язках організації.

Лист — це узагальнююча назва різних за змістом документів, які переси­лаються поштою (факсом).

Зміст листа загалом індивідуальний. Листи мають бути, як правило, при­свячені одному питанню. Складові частини (реквізити) всіх листів такі:

•   назва й адреса установи відправника листа;

•   номер і дата;

•   назва й адреса одержувача;

•   заголовок;

•   номер і дата листа, що є підставою для складання відповіді;

•  текст;

•   перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;

•   підпис керівника.

У нижньому лівому куті листа пишеться прізвище виконавця і номер його телефону, а також робиться відмітка про виконання документа і направлення його до справи. Якщо лист готується не на бланку, тоді для кутового штампа залишають місце — 15 міжрядкових інтервалів.

У листах слід звертатися від імені організації або його структурного підроз­ділу, наприклад: “Управління просить...” (див. зразок листа).

У листах повинні бути вірно вказані складові частини реквізиту “адресат (одержувача листа)”:

•   фірма;

•   структурний підрозділ;

•   посада;

•   прізвище та ініціали;

•   поштова адреса одержувача.

1. Інструктивні (директивні)

2. Гарантійні

3. Інформаційні

4. Рекламні

5. Комерційні

6. Рекламаційні

7. Листи-запити

8. Листи-вісті

9. Листи-запрошення

10. Листи-відповіді

Якщо лист однакового змісту направляється кільком адресатам, спочатку вказується адреса основного одержувача, потім перелічуються інші.

Якщо лист направляється більше ніж чотирьом адресатам, складається список.

Текст листа складається із вступної і основної частини.

У вступній частині вказуються причини, які викликали складання листа з підтвердженням фактів, дати і документів.

У другій частині листа формулюється його основна мета (пропозиція, про­хання, відмова, гарантія, попередження, запрошення тощо).

Початок листа (факса) може мати такі варіанти звернення:

1. Шановний Миколо Степановичу!

2.  Пане Порядков!

3.  Миколо Степановичу!

4.  Шановний пане Порядков!

5. Шановний панове! (вживати, коли невідомі прізвище одержувачів лис­та).

Потім можна було б сказати слова подяки:

1. Ми були раді одержати від Вас листа.

2.  Дуже дякуємо за лист (факс) від 03.09.01 р.

3.  Підтверджуємо з подякою одержання Вашого листа.

У тексті листа залежно від його теми використовуються такі звороти:

1. Відправка вантажу, документа

•   Відправляємо Вам...

•   Направляємо Вам...

•   Висилаємо Вам...

2.  Нагадування

•   Нагадуємо Вам, що...

•   3 пропущенням строку__ наша пропозиція втрачає свою силу.

3.  Підтвердження

•   Корпорація “Альфа” підтверджує отримання...

•   Підтверджуємо, що перша партія вантажу отримана...

 

« Содержание

» следующая страница »
1  ... 87 88 89 90 91 9293 94 95 96 97  ... 240