Організація праці менеджера

У безплатній частині телеграми нижче підпису проводиться риска, під якою зазначається посада особи, яка підписала телеграму, адреса організації і ста­виться печатка. Тут же вказується прізвище виконавця, номер його телефону і назва структурного підрозділу.

Копії телеграм зберігаються в організації.

Телеграми організацій з аналогічними текстами і підписом, які адресуються у різні міста, можуть мати підпис тільки на оригіналі, а на інших екземплярах ставиться тільки печатка на підпис відповідальної особи організації.

У телеграмах, які підписуються керівництвом кількох організацій, кож­ний підпис засвідчується печаткою своєї організації.

Організації, які відправляють телеграми у рахунок внесеного авансу, зда­ють телеграми за окремими описами, складеними у двох примірниках.

Зразок

ТЕЛЕГРАМА ТЕРМІНОВА

290601 ЛЬВІВ ВОКЗАЛЬНА 81

ГОЛОВІ ЛЬВІВСЬКОГО ТЕРІТОРІАЛЬНОГО ВІДДІЛЕННЯ ФІРМИ “АЛЬФА” ЗАЙЦЮ

ДОПОВНЕННЯ НАШОЇ ТЕЛЕГРАМИ ДВАНАДЦЯТОГО ЛИПНЯ НР 21-15/47 ПОВІДОМЛЯЄМО ВАШЕ ПИТАННЯ РОЗГЛЯДАТИМЕТЬСЯ НА ЗАСІДАННІ ПРАВЛІННЯ ВІСІМНАДЦЯТОГО ЛИПНЯ крапка ВАША ПРИ­СУТНІСТЬ ОБОВ’ЯЗКОВА крапка НР 21-15/52

			ПІДПИС ВОВК Голова правління фірми “Альфа” Вовк І.П.

 

Печатка

Телефонограма

Телефонограма використовується у межах дії місцевого телефонного зв’яз­ку. Зміст телефонограми передається адресатові по телефону, текст диктується

і записується.

При передаванні телефонограми слід дотримуватись наступного:

-  передавати тільки термінову і коротку інформацію;

- перевіряти правильність запису повторним читанням;

- текст має бути стислим (не більше 50 слів);

-  не використовувати рідковживані складні звороти, слова, що важко ви­мовляються;

- записувати телефонограми у спеціальний журнал.

Працівник, який приймає телефонограму, повинен записати такі реквізи­ти:

-  назву адресата, установи, яка передає телефонограму;

-  індекс;

-дату;

-  заголовок (за потребою);

- текст;

-  підпис (посадової особи, яка підписала текст);

-  прізвища осіб, хто передав і хто прийняв телефонограму;

- час приймання та передачі тексту.

Таким чином, телефонограма—узагальнена назва різних за змістом доку­ментів, які відрізняються особливим способом прийому-передачі тексту—те­лефоном. Телефонограми використовуються для передачі термінових корот­ких повідомлень, для передачі виклику на наради, засідання, а такождля отри­мання інформації оперативного характеру, яка потребує документального оформлення.

Телефонограми друкуються на папері формату не менше ніж А5 за вста­новленою формою (див. зразок). Після обов’язкового звірення з приймаючим переданого тексту телефонограми особа, яка передавала текст заповнює такі реквізити:

-  у рядку “Прийняв” зазначається посада і прізвище особи, яка прийняла телефонограму та номер її телефону;

- у рядку “Передав” вказується посада, прізвище, номер телефону, з якого телефонограма була передана, час передачі телефонограми (години, хвилини)

і дата (число, місяць, рік).

До телефонограми, зміст якої передається в кілька адрес, на звороті теле­фонограми складається список адресатів і номери телефонів, за якими вона повинна бути передана.

Отримана телефонограма повинна бути віддрукована, вичитана, зареєст­рована і передана керівництву організації негайно. Забороняється передавати телефонограми між структурними підрозділами організації.

Передача телефонограм, ведення міжміських телефонних розмов здійснюється з телефонних апаратів, визначених для цієї мети.

 

« Содержание

» следующая страница »
1  ... 95 96 97 98 99 100101 102 103 104 105  ... 240