Час для планування та творчості
Певну частину свого часу необхідно залишити для планової, підготовчої та творчої роботи, а також для підвищення кваліфікації. Якщо цей час губиться в повсякденних справах, потурбуйтеся про те, щоб поповнити втрати на наступному тижні.
Рутинна робота
Плануйте виконання рутинних функцій, наприклад, читання місячних звітів, обхід підприємства тощо.
Непродуктивна діяльність
Слідкуйте за тим, щоб на непередбачену діяльність, наприклад, виготовлення фотокопій, несуттєві збори витрачалося якомога менше часу. Обмежуйтеся тільки дійсно необхідним, інакше будете не в змозі використовувати свій час для більш важливих справ.
Альтернативи
Старайтеся при плануванні мислити альтернативно, за принципом «Завжди є інший, кращий шлях».
Різноманітність
Турбуйтеся про те, щоб вносити різноманітність у свою діяльність, чергуйте виконання довго- та короткострокових проектів, роботу на самоті та у співробітництві.
«Вікно» Ейзенхауера
Багатьом керівникам доводилося стикатися з ситуацією, коли начебто негайних та важливих справ збирається стільки, що їх неможливо зробити протягом доби. Справи починають накопичуватися, породжувати проблеми, керівник повністю втрачає можливість що-небудь змінити і пливе за течією з боязкою надією, що вона не розіб’є його об камені [9].
Приблизно з такими самими проблемами зіткнувся й Дуайт Ей- зенхауер, без згадування якого сьогодні не обходиться жоден підручник з менеджменту. Він зрозумів, що звичайне розміщення справ за пріоритетністю під номерами «один, два, три, чотири...»
вже не спрацьовує. Необхідне нове вирішення. Ну, а оскільки на його столі був напис: «За моєю спиною вже більше нікого немає», він самостійно взявся за пошук нової системи організації роботи і винайшов відоме «вікно» Ейзенхауера.
Колись намагалися скласти список питань, які керівник змушений вирішувати протягом дня. їх виявилося більше двохсот семидесяти. Можливо, це максимальна цифра, але навіть на початку робочого дня вас чекає п’ятдесят справ, виконання їх у порядку черговості просто може стати проблематичним. Ейзенхау- ер став розподіляти справи за терміновістю і важливістю. Так з’явилось «вікно», яке складається з чотирьох блоків (див. мал. 18). У першому були термінові та важливі, у другому - термінові, але неважливі, в третьому - важливі, але нетермінові, в четвертому - неважливі й нетермінові.
__________________________________________________ Важливо
|
Термінові та важливі справи Роби сам зараз Основні завдання поточного періоду |
Важливі, але нетермінові справи Плануй Перспектива, стратегія розвитку і тактика фірми |
|
Термінові, але неважливі справи Делегуй Завдання, що не вимагають участі керівника |
Нетермінові й неважливі справи Викинь Дрібниці, побічні другорядні завдання |
Мал. 18. «Вікно» Ейзенхауера Як же розсортувати справи за цими блоками? А головне, що потім з усім цим робити? Що робити із справами, які виникають щоденно, але нетерміновими й неважливими? Однозначно їх потрібно відкинути. Забути і не витрачати час. Цей блок умовно називають сміттєвим відром.
Квадрат з важливими, але нетерміновими справами можна назвати «плануй». Керівник повинен спрогнозувати, коли справа у нього стане важливою та терміновою, і до цього часу тримати її в плані, можливо, якимось чином заздалегідь готуватися до її виконання. У керівників вищої ланки (топ-менеджерів) - це стратегія організації на півріччя - рік. У менеджерів середнього рівня - тактика відділу на квартал.
Блок з важливими та терміновими справами називається «Роби сам зараз». Сюди вписуються ті завдання, які ніхто, крім керівника, не зробить. Це важлива текучка, вирішення кадрових питань, щоденне спілкування та взаємодія з підлеглими. Кожна людина індивідуальна і, якщо комусь достатньо маленької премії, то деяким, незалежно від матеріального заохочення (є воно чи немає), необхідна проста похвала. З такими людьми потрібно постійно спілкуватися та відзначати результати їх роботи.
» следующая страница »
1 ... 260 261 262 263 264 265266 267 268 269 270 ... 310