Організація праці менеджера

Номер (індекс) документа	Дата реєстрації документа	Дата і індекс документа (для вхідних)	Короткий зміст (заголовок)	Кількість аркушів	Кіль­ кість примір­ ників	Викона­ вець	При­ мітки

 

Усі документи, які поступають (вхідні) з грифом “КТ” приймаються і роз­криваються спеціально призначеною службовою особою. При надходженні обов’язково перевіряється цілісність кореспонденції, кількість аркушів і при­мірників основного документа та додатків до нього. У випадку відсутності в конвертах (пакетах) документів з грифом “КТ” складається акт у двох примірни­ках, один з яких направляється відправнику.

Документи, що мають гриф “КТ”, формуються в окрему справу (або спра­ви). На обкладинці справи у правому верхньому кутку ставиться гриф “КТ”. На внутрішній сторінці обкладинки справи записують список співробітників, які мають право користуватися цією справою. Усі аркуші нумеруються олівцем у правому верхньому кутку. Спочатку справи підшивається внутрішній опис документів, в кінці справи підшивається завірений аркуш. Зберігаються такі справи в сейфі, який опечатується службовою особою, яка відповідає за збері­гання документів з грифом “КТ”. Інші працівники підприємства не повинні мати доступу до цього сектора.

Рух (видача і повернення) документів з грифом “КТ” повинен своєчасно відбиватися в “Журналі обліку видачі документів з грифом “КТ”.

При видачі документа працівник, який отримав документи з грифом “КТ”, повинен звірити № (індекс) отриманого документа з № (індексом) в журналі, перевірити кількість аркушів і поставити в журналі свій підпис.

Видані для роботи документи з грифом “КТ” підлягають поверненню в цей же день. З дозволу керівництва підприємства окремі документи з гри­фом “КТ” можуть знаходитись у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання роботи з ними, за умови повного забезпечення зберігання документів на робочому місці виконавця (наявність сейфа, кодового замка тощо).

При поверненні документа з грифом “КТ” звірюється № документа по журналу, перевіряється кількість аркушів документа і в присутності працівни­

ка ставиться в графі “Відмітка про повернення” свій підпис і дату повернення документу.

Журнал обліку видачі документів з грифом “КТ” Індекс доку­ менту Дата видачі Короткий зміст (заголовок) Кіль­ кість арку­ шів Кількість примір­ ників Кому видано Підпис за отри­ маний доку­ мент Відмітка про повер­нення (підпис і дата) При­ мітка

 

Забороняється вилучення із справи чи переміщення документів з грифом “КТ” з однієї справи в іншу без дозволу керівництва і відміток в “Журналі реє­страції документів з грифом “КТ”.

Документи з грифом “КТ” забороняється виносити з офісу. Лише у вик­лючних випадках керівник чи його заступник можуть дозволити співробітни­кам виносити такі документи з будівлі для узгодження, підписання із застосу­ванням необхідних заходів безпеки.

 

« Содержание

» следующая страница »
1  ... 209 210 211 212 213 214215 216 217 218 219  ... 240