• заробітна плата працівників фірми;
• характер та репутація персоналу фірми;
• регіони збуту продукції;
• напрями маркетингових досліджень фірми.
За потребою цей перелік може бути доповнений і також завірений підписом керівника з проставленням нової дати.
12.2. Захист документів комерційної таємниці на підприємствах
Якщо відомості із Переліку комерційної таємниці переносяться на документи, то документи стають конфіденційними, а від того, як буде організована робота з ними, залежить успішна діяльність підприємства у конкурентому середовищі на ринку товарів та послуг.
Тому ведення діловодства, яке забезпечує облік та затвердження документів комерційної таємниці (КТ), передбачає виконання таких рекомендацій.
Наказом керівника підприємства призначається службова особа (особи), яка відповідає за облік, зберігання і використання документів, які вміщують конфіденційні відомості. Це може бути співробітник, для якого робота з документами КТ є основним службовим обов’язком.
Усі документи, які вміщують конфіденційні відомості, підлягають обліку і спеціальному позначенню. На документі проставляють гриф конфіденційності у правому верхньому кутку першого аркуша з вказанням номера екземпляра, наприклад:
Комерційна таємниця Екз. №1
або
Конфіденційно Екз. №1
Такі грифи покажуть, що право власності на інформацію, яку вміщує документ, належить підприємству й охороняється законодавчо.
У тексті документа також може бути обумовлена конфіденційність відомостей, права підприємства на них, порядок їх використання тощо. Наприклад, комерційна таємниця є результатом сумісної діяльності з іншим підприємством, то необхідність її збереження повинна бути відображена в контракті. У випадку відсутності грифа “Комерційна таємниця” і вказівок на конфіденційність у тексті передбачається, що автор і особи, які підписали чи затвердили документи, передбачили усі можливі наслідки від вільної (без обмеження доступу) роботи з документом.
На документі з грифом “Комерційна таємниця” (конфіденційно) вказується кількість примірників документа і місце знаходження кожного з них (після реквізитів “підпис” і “прізвище виконавця”), наприклад:
Складений в двох примірниках:
прим. №1-в адрес;
прим. №2-в справу №...
Відмітка про кількість складених примірників проставляється на другому примірнику, якщо підшивається у справу.
На звороті аркуша документа, який має гриф “Комерційна таємниця”, керівник пише прізвища тих службових осіб, яким дозволено користуватись цим документом, наприклад:
Дозволяю:
1. Василенко К. М.
2. Петренко П. П.
Підпис керівника
Дата
Друкування документів з грифом “Комерційна таємниця” проводиться централізовано, у спеціально відведеному приміщенні (робочому місці), яке виключає доступ сторонніх осіб.
Надруковані та підписані документи передаються для реєстрації службовій особі, яка відповідає за їх облік.
Чернетки і варіанти документа знищуються цією особою з підтвердженням факту знищення записом на копії вихідного документа: “Чернетки (варіанти) знищені. Підпис. Дата.”.
Усі документи, які вміщають конфіденційну інформацію, повинні реєструватись окремо від іншої документації в “Журналі реєстрації документів з грифом “комерційна таємниця””. При значному обсязі документів можуть бути заведені журнали окремо для вхідних, вихідних та внутрішніх документів підприємства, які вміщають гриф “Комерційна таємниця”. Усі аркуші журналів, враховуючи документи комерційної таємниці, нумеруються, прошиваються і опечатуються. У кінці журналу вказується кількість аркушів (цифрами та прописом).
|
Журнал реєстрації документів з грифом “Комерційна таємниця”
» следующая страница » |