Документи з грифом “Для службового користування” залежно від виробничої та інформаційної потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими несекретними документами з одного й того ж питання.
Якщо в організації створюється велика кількість однакових документів (наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом “Для службового користування” та без цього грифа, доцільно формувати їх в окремі справи.
Після закінчення ділового року справа “Документи з грифом “Для службового користування”” переглядається посторінкове членами експертної комісії організації та у разі потреби приймається рішення про переформування документів. Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок і яка додатково заноситься до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.
Справи з несекретними документами, в яких накопичується окремі документи з грифом “Для службового користування”, повинні бути віднесені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф “Для службового користування”, а в номенклатуру справ вносяться відповідні уточнення.
Справи з документами повинні мати внутрішні описи.
Використання документів, зняття грифа “Для службового користування ”
До роботи із справами з грифом “Для службового користування” допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ, згідно із списками, погодженими з канцелярією, а до документів
— згідно з вказівками, викладеними у резолюціях керівників організацій (структурних підрозділів).
Категорії працівників, які допускаються до роботи з виданнями, визначаються керівниками організацій.
Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом “Для службового користування” для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або інших громадських місцях.
У разі потреби з письмового дозволу керівника організації допускається опублікування або передання для опублікування несекретних відомостей обмеженого поширення.
Під час користування відкритим радіозв’язком забороняється передавати відомості обмеженого поширення. Такі відомості можуть передаватися тільки за допомогою дротового зв’язку з проставленням на документах і телеграмах штампів “Серія П”.
Під час користування дротовим зв’язком зазначаються лише телеграфні адреси та прізвища відправників і одержувачів, посади адресатів і відправників вказувати забороняється.
Представники інших організацій допускаються до ознайомлення з документами з грифом “Для службового користування” з дозволу керівників організацій (структурних підрозділів), у володінні та розпорядженні яких перебувають ці документи, за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють з зазначенням характеру завдань, що виконується.
Виписки з документів і видань, що містять відомості обмеженого поширення, робляться у зошитах, що мають аналогічний гриф, які після закінчення роботи надсилаються на адресу організації, яка давала дозвіл на ознайомлення і роботу з документами.
Справи та видання з грифом “Для службового користування” видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в карти обліку справ і видань.
Зняття копій, а також здійснення виписок з документів співробітниками організації проводиться з дозволу керівника організації (структурного підрозділу).
Користування для сторонніх організацій документів, одержаних від інших організацій, здійснюється за погодженням з організаціями-авторами цих документів.
» следующая страница »
1 ... 213 214 215 216 217 218219 220 221 222 223 ... 240