Для полегшення оперативного планування менеджер розробляє графік робіт. У ньому встановлюється чіткий розпорядок робочого часу (дня, тижня).
Робочі плани і графіки менеджера повинні бути скоординованими з планами і графіками вищого керівництва і, в свою чергу, бути базою для розробки планів нижчого рівня управління або особистих планів підлеглих.
8.2. Використання засобів організаційної' техніки
Організаційна техніка (оргтехніка) — це сукупність технічних засобів, які механізують і автоматизують допоміжні (технічні) операції і дії в управлінській праці. Вони підвищують оперативність і знижують трудомісткість виконання управлінських робіт.
Використовуючи оргтехніку, менеджер може досягти суттєвого підвищення ефективності особистої роботи при мінімальних витратах праці. Для більшості менеджерів корисним є використання засобів малої оргтехніки, що не потребує великих витрат.
Конкретний перелік оргтехніки менеджер встановлює, виходячи із специфіки своєї роботи та індивідуальних особливостей.
При цьому треба мати на увазі, що найбільшу ефективність дає комплексне її використання. Якщо окремі технічні засоби знижують витрати часу на виконання управлінських робіт на 10 — 15 %, то при комплексному використанні витрати часу скорочуються у 2 — 3 рази.
Диктофонна техніка
Як уже зазначалось, предметом праці менеджера є інформація, більша її частина сприймається органами зору, а фіксується органами чуття. З цієї точки зору великий ефект дає використання диктофонної техніки. Диктофони, магнітофони використовуються для диктування і відтворення доповідей, виступів, ділових листів, телефонних переговорів, усних вказівок, розпоряджень та інших видів речової інформації з подальшою її обробкою (друкування, переписування тощо). Ефективність використання диктофонної техніки досягається під впливом деяких об’єктивних причин. Процес мови у декілька разів швидше процесу ручного запису, тому усунення необхідності писати від руки прискорює підготовку документів у 3 — 4 рази. На кожну сторінку тексту економиться не меньше 5 — 8 хвилин робочого часу менеджера. Особливу економію часу дає диктування різних допоміжних первинних і проміжних матеріалів, тобто робочих записів, тезисів, конспектів, витягів із документів і друкованої інформації. Крім того, за рахунок усунення необхідності розбирання рукописного тексту продуктивність праці друкарки підвищується на 30 — 45 %.
По фонограмі запису виступів на зборах, конференціях, нарадах можна судити про те, як вони проходили, хто, що і як сказав, тому що записується все без пропусків і скорочень. А якщо підлеглі знають, що здійснюється запис усних розпоряджень диктофоном, то це значно дисциплінує їх при рішенні доручених питань.
Ефективність використання диктофонної техніки прямо пропорційна умінню менеджера швидко формулювати своїдумки. Це дається не відразу. Спочатку треба подолати труднощі психологічного характеру, які зникають через 10 — 15 диктувань.
Для оволодіння диктофонною технікою менеджеру слід:
• попередньо освоїти техніку управління диктофоном;
• спочатку диктувати тільки свої робочі матеріали, невеликі за обсягом і нескладні за змістом документи;
• попередньо підготовляти тезиси документів незалежно від їх обсягу;
• оптимальна швидкість диктування—50 слів на хвилину. Після відпрацювання необхідних навичок можна складати матеріали будь-якого обсягу і змісту.
Переговорні пристрої і засоби оперативного зв’язку
Переговорні пристрої забезпечують усний зв’язок між менеджером і його підлеглими. Вони здійснюють приймання і передачу оперативної інформації з двома і більше абонентами, груповий виклик прямих абонентів.
Переговорні пристрої мають різні технічні характеристики і цільове призначення.
» следующая страница »
1 ... 145 146 147 148 149 150151 152 153 154 155 ... 240