У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис “особисто” або адресовані громадським організаціям, а також надходження від закордонних кореспондентів, які передаються за призначенням у запечатаному вигляді під розпис. Якщо в конверті з поміткою, “особисто” знаходиться службовий документ, то після прочитання адресатом він підлягає реєстрації у канцелярії.
Якщо при розкритті конвертів виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номерудокумента, про це робиться відмітка зверху на першому аркуші документа, яка підписується і датується.
Запит про надсилання документів, яких не вистачає, за потребою, робить виконавець, який отримав документ для виконання.
У разі необхідності канцелярія складає акт у двох примірниках: перший разом з документом надсилається відправнику, а другий залишається у канцелярії (див. зразок).
При пошкодженні конверта робиться помітка у поштовому реєстрі та на конверті.
Конверти зберігаються і додаються до документів у тих випадках, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, дату відправлення і одержання або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті, коли лист носить особистий характер, а напису на конверті “особисто” немає, також додаються до доплатної кореспонденції, усіх судових справ, претензій, позовних заяв, відповідей на претензії, відзивів на позовні заяви, договорів, запитів і звернень депутатів, звернень громадян. Забороняється відривати марки від конвертів, які додаються до зазначеної кореспонденції.
Інші конверти після попереднього розгляду та реєстрації документів знищуються.
Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені, що унеможливлює їх виконання, або надіслані не за адресою документи повертаються канцелярією відправнику або пересилаються за належністю.
Приймання та первинна обробка вхідної кореспонденції здійснюється канцелярією згідно з встановленим порядком (додаток 15).
Зразок Формат А4
ОРГАНІЗАЦІЯ
АКТ
______ №___ (дата)
м. Київ
Про відсутність вкладень у конверті
Складений____________________________________
(посада, прізвище, ініціали)
у присутності
(посада, прізвище, ініціали)
(назва організації)
про те, що “__ ”______ 2001 р. від...
надійшов пакет, в якому при розкритті не виявлено такі вкладення: (назва або номери документів, яких не вистачає).
Акт надсилається відправникові для надіслання документі, яких не вистачає.
Найменування посади підпис, ініціали, прізвище.
ПОПЕРЕДНІЙ РОЗГЛЯД ДОКУМЕНТІВ
Попередній розгляд документів провадиться з метою їх розподілу на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом згідно з розподілом обов’язків, визначення необхідності реєстрації кореспонденції, відбір документів для термінового розгляду і виконання, а також зазначення типових строків виконання документів (додаток 9), які безпосередньо передаються на виконання структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям (якщо удокументі не вказані конкретні терміни виконання).
Попередній розгляд документів здійснюється у день їх одержання або у перший робочий день при надходженні документів у неробочий час. Термінові доручення вищих органів, телеграми, телетайпограми і телефонограми розглядаються негайно і передаються керівництву для прийняття рішення.
При попередньому розгляді документів для визначення кому необхідно надіслати документ, слід керуватися положеннями про структурні підрозділи, номенклатурами справ, схемами руху документів.
За необхідністю, для визначення кому слід передати документ для розгляду, залучаються структурні підрозділи.
У канцелярії на кожний документ прикріпляється відповідний бланк для резолюції, на якому проставляється індекс і дата реєстрації документа кореспондентом, а також індекс і дата реєстрації.
» следующая страница »
1 ... 99 100 101 102 103 104105 106 107 108 109 ... 240