ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ КОПІЙ І ДОДАТКІВ
Додатки до основних документів можуть бути трьох видів:
- додатки, які затверджуються відповідними розпорядчими документами;
- додатки, які пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
- додатки до супровідних листів як самостійні документи.
Вказівка про наявність додатка може бути у тексті основного або супровідного документа. Назви додатків, кількість сторінок у них та примірників вказуються між текстом документа і підписом.
За наявності кількох додатків до розпорядчого документа на них проставляється порядковий номер: “Додаток 1”,”Додаток 2" тощо.
5.6. Організація роботи з документами
ОРГАНІЗАЦІЯ РУХУ ДОКУМЕНТІВ
Організація роботи з документами полягає у створенні умов при обробці документів, що надходять, формуванню інформаційно-пошукових систем з документами і контролю за їх виконанням, зберіганням необхідної інформації для оперативного використання, а також у підготовці документів для передачі до архіву на зберігання.
Рух документів в організації з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення створює документообіг.
Порядок проходження документів здійснюється за схемами для відповідних документів (груп документів), які затверджуються керівником організації.
Організація руху документів та ведення діловодства здійснюється за напрямами:
- загальне діловодство;
- діловодство з документами обмеженого доступу.
Документи, що надходять до організації, проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом, після чого ставляться на контроль і передаються виконавцям.
Виконані документи після їх надсилання відповідним адресатам разом із копіями документів-відповідей передаються виконавцями діловодам структурних підрозділів для здачі їх у встановленому порядку до архіву (додаток 15).
Організація руху документів повинна забезпечувати сумісність ручної обробки документів із застосуванням засобів обчислювальної техніки.
ПРИЙМАННЯ ТА ПЕРВИННА ОБРОБКА ДОКУМЕНТІВ
Приймання і первинна обробка кореспонденції, що надходить до організації, здійснюється централізовано канцелярією і містить:
а) приймання кореспонденції вищих органів, яка доставляється кур’єрами протягом робочого дня;
б) приймання кореспонденції міністерств, відомств, підприємств, організацій, міської, міжміської, закордонної, яка доставляється працівниками міської служби пошти в абонентську скриньку організації;
в) приймання цінної кореспонденції (листи, бандеролі, посилки) працівником канцелярії в поштовому відділенні за дорученням;
г) прийманнятелеграм, якідоставляються працівниками поштового відділення.
Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата за яку,
здійснюється на підставі конвертів, де визначена сума оплати.
Кореспонденція, що надійшла після 18 години, а також у вихідні і святкові дні передається до канцелярії за реєстром за підписом особи, яка її прийняла, не пізніше 10 години першого робочого дня.
Документи, отримані працівниками організації на прийомі громадян або при виїзді в інші установи та на підприємства, передаються ними для реєстрації до канцелярії першого робочого дня з відміткою про час і місце отримання документа.
Проекти нормативних актів, а також проекти інших документів, що надходять на погодження, приймаються для реєстрації тільки з примірником робочої копії документа, яка після погодження залишається у справах організації.
Факси, що надходять на адресу організації, передаються працівниками, які їх прийняли, для реєстрації до канцелярії негайно після отримання.
При надходженні машиночитанихдокументів канцелярія здійснює обробку супровідної документації, а машинні носії передаються до Управління інформатики без зняття упаковки.
» следующая страница »
1 ... 98 99 100 101 102 103104 105 106 107 108 ... 240