Комунікації в менеджменті

Пишеться воно на лівій стороні листа, під адресою, обов’язково на окремому рядку. Розглянемо приклади:

1.   При звертанні до окремої особи вживається звичне неформальне Dear (Дорогій): Dear Sri, Dear Madam, Dear John.

2.   При звертанні до фірми — більш формально: Dear Sris (Європа), Gentelmen, Ladіes — (США).

3.  При цьому після звертання ставиться кома (в Європі) або дві крапки (США).

4.  В листуванні між високими посадовими особами вказується прізви­ще, що менш офіційне: Dear Mr. Brown; Dear Mіss Roberts або Esteemed Mr. Jonson.

Найбільш вживані формули вступних звертань будуть наведені нижче.

В офіційну письмову мову слід включати звертання “Шановний...!” Знак оклику вкаже на те, що факту звертання до даної особи надається

особливе значення. Форму звертання «Шановні колеги!» можна застосо­вувати серед осіб однієї професії. Більш емоційний відтінок буде нести звертання “Дорогі колеги!” Нейтральності можна досягти просто звертан­ням «Колега ...» Включення в формулу звертання і прізвища адресата надає листу ввічливо-офіційного характеру.

18.6.     Посилання на зміст листа

В

 багатьох листах після вступного звертання дається коротке посилан­ня на загальний зміст листа.

Цей реквізит не є невід’ємною частиною листа. Однак, визначивши загальну тему листа, відмітивши номер контракту або справи, відправник тим самим мобілізує увагу свого партнера і направляє його в русло певно­го кола своїх проблем.

Часто посилання дається без будь-яких попередніх слів. Інколи став­ляться слова: «Re», «Subject», «Conc».

Слово «Re» є скороченням від латинського виразу «іп re» — «у справі» і має значення «стосовно, відносно». Слово «Conc» — є скороченням від слова «rancemlng».

Вказівка на загальний зміст листа звичайно підкреслюється. Наприк­лад: Re: Your letter of March 03,1999. Conc: PoKcy № 21 306.

В заголовку до тексту вітчизняного варіанта листа слова «стосовно» або «відносно» ставити не рекомендується. Так, не слід писати і слово «у справі», оскільки воно більше підходить до юридичної практики, наприк­лад: У справі гр. Швацького І.В.

Відповідаючи на запитання, про що документ, заголовок друкується з нового рядка малими літерами через один міжрядковий інтервал, перено­си слів не допускаються, крапка в кінці заголовка до тексту не ставиться.

18.7.    

Основний текст

необхідно мати на увазі такі моменти:

1.  Текст листа складається із абзаців, кожен з яких виражає одну закін­чену думку.

2.  Листи, які надходять від закордонних відправників англійською мо­вою, звичайно друкуються через один інтервал між рядками всередині аб­зацу і через два інтервали між абзацами.

3.  Для наступних сторінок тексту використовуються або звичайні ар­куші, або бланки. Бланки використовуються в основному великими і се­редніми фірмами. Для продовження першої сторінки листа може викори­стовуватися зворотна сторона аркуша.

4.  В листах уникають переносу слів. Однак, якщо перенос неминучий, то слід пам’ятати, що на рядку можна залишити префікс, префікс і корінь або один корінь.

5.   Написаний нетрадиційною «неділовою» мовою лист створює вра­ження непрофесіоналізму його виконавця, а також фірми, яку він пред­ставляє.

Текст листа повинен бути вичитаним для усунення можливих орфог­рафічних помилок — вони повністю виключаються.

18.8.     Заключна формула ввічливості

П овинна завжди відповідати звертанню.

Розміщується реквізит нижче останнього рядка основного тексту двома інтервалами. Після заключної формули ввічливості часто ставиться кома.

Якщо ви в своєму листі закордонному партнеру не використали загаль­ноприйняту заключну формулу ввічливості, ви тим самим зміните зміст, тональність листа. Той, хто його одержав, подумає, що ви чимось незадо- волені або взагалі хочете перервати листування.

 

« Содержание

» следующая страница »
1  ... 127 128 129 130 131 132133 134