Планувати час потрібно згідно із значенням та важливістю завдань, а не з їх питомою вагою в загальній кількості справ.
Потрібно дотримуватися принципів та правил планування часу. Складаючи план, використовувати співвідношення 60:40, тобто основне правило планування часу:
60 % - запланований час;
20% - непередбачуваний час (резерв часу та незаплановані дії);
20% - спонтанний час (управлінська діяльність, творчість).
Для ефективного планування справ та часу потрібно дотримуватися таких рекомендацій:
Зведення завдань воєдино: план дій
Перераховуйте всі подальші у відповідному плановому періоді робочі акції. Невиконане з цього списку ви можете взяти за основу для заповнення «вільних потужностей» при складанні плану на наступний період.
Регулярність - систематичність - послідовність
Працюйте над своїми планами часу регулярно та систематично, послідовно доводьте до кінця розпочату справу.
Реалістичне планування
Не впадайте в крайність надмірного планування та плануйте лише такий обсяг завдань, з якими ви реально можете впоратися.
Пристосованість
Проявляйте гнучкість, оскільки плани часу складаються не для того, щоб полегшити вам життя, а для того, щоб ви досягли мети.
Поповнення втрат часу
Прагніть, за можливості, відразу поповнювати втрати часу. Наприклад, краще один раз довше попрацювати ввечері, ніж протягом наступного дня наганяти втрачене напередодні.
Письмова форма
Складайте свої часові плани на формулярах свого виготовлення або на спеціально розроблених картах. У такому випадку нічого не буде втрачено, і ви будете завжди мати повний огляд справ.
Перенесення незакінченого
Невиконані завдання, які ви не хочете викреслити зовсім, переносьте в план наступного періоду. Тим самим вони виявляються та автоматично враховуються при розробці нових планів.
Фіксація результатів замість дій
Фіксуйте в планах результати або цілі, кінцевий стан, а не просто якісь дії.
Встановлення часових норм
Задавайте точні часові норми, передбачайте в своєму плані рівно стільки часу на ту чи іншу справу, скільки вона дійсно вимагає.
Термін виконання
Встановіть точні строки виконання для всіх видів діяльності. Таким чином ви привчите себе до самодисципліни. Уникайте нерішучості, гаяння часу та відкладання справ.
Встановлення пріоритетів
Точно визначте, якого роду справі ви надаєте перевагу.
Звільнення від «тиранії поспішності»
Навчіться відрізняти найважливіше від термінового та звільняйтеся від «тиранії» спішних справ. Сама термінова (спішна) справа не завжди буває найважливішою, проте саме спішна та «невідкладна» справа займає більшу частину нашого дорогоцінного часу. «Тиранія» спішного ґрунтується на забутті пріоритетів, в наданні переваги неважливому замість важливому, і тільки лише тому, що внаслідок недостатності планування неважливі справи стають терміновими.
Делегування (передоручення) справ
З самого початку в своїх планах необхідно встановити, яку роботу ви повинні виконувати особисто, а яку можна передоручити (делегувати).
«Поглиначі»> часу та резерви часу
Залишайте певний відсоток свого резервного часу на несподіваних відвідувачів, телефонні розмови, кризи або на випадок недооцінки тривалості окремих справ, та намагайтеся скоротити кількість та обсяг «перешкод» («поглиначів» вашого часу).
Переробка - перевірка ще раз
Постійно переробляйте та перепровіряйте свій план з точки зору того, чи можуть ті чи інші акції бути реалізовані повністю.
Вільний час
Плануйте та використовуйте з користю свій вільний час, так як і час, який йде на поїздки та очікування (наприклад, для відпрацювання матеріалів або для концептуальних роздумів).
» следующая страница »
1 ... 259 260 261 262 263 264265 266 267 268 269 ... 310