Діловодство в організації встановлює загальні правила документування управлінської діяльності у структурних підрозділах і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву.
Воно визначає порядок ведення діловодства, його положення поширюються на всю службову документацію, що створюється засобами обчислювальної техніки. Комп’ютерні (автоматизовані) технології обробки документальної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів.
Правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів розроблюється згідно з вимогами основних положень Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та нормативних актів і методичних рекомендацій Головного архівного управління щодо організації документаційного забезпечення.
Загальне керівництво роботою служби документаційного забезпечення здійснює керівник організації або один із його заступників згідно з розподілом обов’язків (див. додатки 17, 18).
Відповідальність за організацію та ведення діловодства в апараті організації відповідно до вимог Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів, а також методичне керівництво діловодством у структурних підрозділах покладається на канцелярію. Вимоги керівника цієї служби з питань організації та ведення діловодства і роботи з документами є обов’язковими для всіх працівників апарату організації.
Відповідальність за додержання встановлених правил діловодства, стан діловодства в структурних підрозділах, а також за зберігання і використання документів, що знаходяться в структурних підрозділах на виконанні, до передачі їх на архівне зберігання, покладається на керівників структурних підрозділів.
Безпосереднє ведення діловодства у відповідних структурних підрозділах здійснюють діловоди (секретарі керівників, інспектори).
На період відсутності діловода структурного підрозділу (відпустка, тимчасова непрацездатність тощо), а також у структурних підрозділах, де за штатним розписом не передбачено посаду діловода, ведення діловодства покладається за вказівкою керівника структурного підрозділу на одного із працівників підрозділу.
Посадові особи та працівники організації зобов’язані знати і дотримуватися вимог щодо виконання розробки, оформлення, реєстрації, порядку проходження зберігання документів і використання службової документації.
Керівники структурних підрозділів зобов’язані знайомити всіх прийнятих на роботу осіб з організацією діловодства в організації.
Особи, прийняті на посаду секретаря, діловода, інспектора-діловода структурного підрозділу, зобов’язані протягом трьох днів після призначення їх на посаду пройти інструктаж з питань ведення діловодства.
При звільненні працівника структурного підрозділу з роботи або у разі відпустки, відрядження тощо всі невиконані ним службові документи передаються за вказівкою керівника структурного підрозділу для виконання та зберігання особі, яка його заступає з відміткою про передачу в реєстраційно-контрольних картках, а справи (документи, література), що були взяті з архіву (бібліотеки), підлягають поверненню. У разі необхідності їх отримує в архіві (бібліотеці) призначений працівник.
При звільненні або переміщенні діловодів структурних підрозділів складається акт здачі і приймання всіх справ, що знаходяться в поточному діловодстві всіх закінчених справ, які підлягають здачі до архіву. Акт складається у двох примірниках, затверджується керівником структурного підрозділу (додаток 1). Один примірник акту залишається у справах структурного підрозділу, другий—передається до Управління справами (канцелярії).
При звільненні начальника структурного підрозділу і призначенні нового у приймально-здавальному акті поряд з іншими питаннями висвітлюється стан діловодства (кількість документів, які знаходяться на виконанні, зокрема, прострочених, а також звернень громадян, стан архіву тощо).
» следующая страница »
1 ... 61 62 63 64 65 6667 68 69 70 71 ... 240