— основний зміст (прохання, вказівка, додаткові зведення та ін.);
— заключна частина (подяка, прохання написати у випадку, коли що- небудь незрозуміло, та ін.).
Вступна частина залежить від цілей написання листа:
* Якщо направляється лист у відповідь, то у вступі може висловлюватися подяка за прислане вам запрошення, доброзичливе повідомлення про те, що адресат є відомим у своїй галузі знань та ін.
Наприклад:
We thank you for the materials handed over to us by your representative ... (Ми дякуємо Вам за матеріали, передані нам Вашим представником...).
* Якщо лист носить суто інформаційний характер, то в ньому коротко викладається історія створення фірми, її розвиток і становлення, а також суть діяльності в даний час, наводяться статистичні дані та ін.
Наприклад:
We "TOsh to mform you that our company cooperate wiïh ...
(Ми повідомляємо, що наша компанія співробітничає з ...).
* Якщо необхідно пояснити запитання, поставлені вашим партнером, то, крім відповіді, висловлюється думка про можливість подальшого співробітництва або про відсутність такої можливості, визначаються зустрічні позиції.
Наприклад:
In connection with your enquiry we are informing you that we could send a group of specialists.
(У зв’язку з Вашим запитом ми повідомляємо, що могли б направити групу спеціалістів...).
* Якщо лист носить характер реагування на невиконання взятих на себе зобов’язань, недотримання строків поставок або інші дії, які торкаються ваших інтересів, оцінка того, що сталося, і ваші висновки, спрямовані на розрив стосунків, не повинні носити різкого характеру.
Наприклад:
We are puzzled to learn that you have not signed our documents.
(Ми з подивом дізналися, що Ви не підписали наші документи.).
Особливе значення має викладання основного змісту листа. Вся інформація повинна даватися коротко, логічно, досить чітко і однозначно. Однак і надмірне захоплення лаконічністю невиправдане, оскільки це
може призвести до додаткових запитань, роз’яснень і уточнень, що затягне переписку й практичне вирішення питання.
* Якщо в листі даються які-небудь інструкції і вказівки, краще якось визначити час їх виконання. Такі визначення як “in the nearest future” (“найближчим часом”) дуже розпливчасті й небажані.
При складанні основної частини листа застосовуються відомі правила:
1. Проаналізуйте всі зібрані дані. Відкиньте, якщо це можливо, все другорядне.
2. Згрупуйте факти за вибраним напрямком. Підберіть підзаголовки для кожного розділу.
3. Запишіть кожен заголовок на окремому листку паперу. Складіть до нього список коротких запитань.
4. Обдумайте порядок викладання. Виходьте з принципу — від відомого до невідомого.
5. Не вдавайтеся в деталі. Не зупиняйтеся на банальностях.
6. Використовуйте графіки, таблиці, схеми та ін.
7. Намагайтеся зробити текст, щоб він добре читався, не бійтеся попрацювати над чернетками.
Заключна частина листа також має свої варіанти:
* В заключній частині листа традиційно виражається надія на розвиток стосунків, і на те, що викладена в листі інформація буде корисна і послужить у майбутньому цілям розвитку взаємовигідних зв’язків та ін.
Наприклад:
We would like to maintain cooperation and assure you.
(Сподіваємося підтримувати співробітництво і завіряємо Вас ...)
* Якщо лист адресується одержувачу, з яким ще не був встановлений діловий контакт, то в заключній частині можна висловити запевнення в тому, що пропозиції, викладені в листі, були цікавими, і ви маєте надію на швидке одержання відповіді або виконання замовлення. You prompt execution of our order would be appreciated. (Будемо вдячні за швидке виконання нашого замовлення).
* У випадку розриву ділових контактів з партнером заключну частину листа можна сформулювати більш абстрактно і звести її до фрази: We simultaneously testify to our openness for business like cooperation in future. (Одночасно ми засвідчуємо свою відкритість для ділового співробітництва в майбутньому).
» следующая страница »
1 ... 121 122 123 124 125 126127 128 129 130 131 ... 134