Планування може проходити в три етапи:
Розміщення пріоритетів за строками та важливістю.
Планування справ за часом доби і днями тижня з урахуванням індивідуальної продуктивності й таких факторів, як складність переговорів, стикування справ за місцем, втрати часу на транспорт тощо.
Підбір запасних варіантів справ і можливого резерву часу.
У кожному новому питанні спочатку потрібно сформувати проблему, потім обрати стратегію та конкретний план дій.
Можна зробити фотографію часу, аналіз його затрат, нормування, плани, але без практичного застосування це не дасть ефекту. Потрібно зрозуміти особливості стилю своєї роботи та виявити його недоліки, які заважають організувати роботу найбільш раціонально. Часто робочий день завершується з почуттям незадоволеності через те, що не вдалося повністю виконати заплановані справи. Несподівані візитери, телефонні дзвінки, розмови забирають значну частину часу. Але не потрібно шукати винних серед інших, треба подивитись, що залежить від нас самих.
К. Хаберкорн вважає, що навіть найбільш кваліфіковані керівники вдаються до одного з семи «гріхів» (а іноді до всіх відразу). Суть їх викладається нижче.
Гріх перший: перенесення рішення на завтра. Він - найбільш поширений. Купа паперів на столі - його перша ознака. Головна причина - слабкість характеру, в чому потрібно чесно собі зізнатися. Необхідно перебороти страх перед невідкладним рішенням, яке часто зволікається, якщо проблеми та цілі незрозумілі. В останньому випадку допомагає письмове формулювання найближчих завдань. Прискорюють рішення жорсткі строки, які встановлюються контрагентом, а якщо їх немає - потрібно зробити самостійно. Відкладаючи справу, треба пам’ятати, що «годинник увімкнений» і втрати зростають.
Гріх другий: виконання роботи наполовину. Бути дуже завантаженим і працювати творчо - зовсім не одне й те саме. Можна займатися справами, але вирішувати їх малу частину. Корисніше для справи та здоров’я (особливо для нервової системи) обмежитися остаточним вирішенням декількох проблем, а не хапатися за все, не доводячи справи до кінця.
Полегшує роботу розподіл пріоритетів і плановість.
Гріх третій: прагнення зробити все відразу. Це неминучий шлях до неврозів. Більшість із нас можуть інтенсивно займатися вирішенням тільки однієї проблеми. Тому переходити до нового завдання слід, або вирішивши попереднє, або отримавши повну уяву про його розв’язування. Якщо проблема багатогранна, корисно головну мету написати на папері й постійно тримати його на столі на помітному місці.
Гріх четвертий: прагнення зробити все самому. Завдання керівника не в тому, щоб завантажити себе роботою, а в тому, щоб планувати, спрямовувати та контролювати роботу інших.
Гріх п'ятий.: впевненість, що ви знаєте все краще інших. Для більшості фірм звичайною справою є передача частини робіт спеціалізованим фірмам - субпідрядникам. Багато керівників не усвідомлює, що часто опиняється в ролі «субпідрядників», навантаживши себе деякими спеціальними управлінськими завданнями, які спеціалісти вирішили б швидше й краще. Відкиньте фальшивий сором, не бійтеся втратити свій авторитет - звертайтеся до спеціалістів.
Гріх шостий: невміння розмежувати функції. Відсутність чіткого розмежування завдань, відповідальності та службових функцій призводить до плутанини й конфліктів. Виникає непотрібне особисте суперництво - «Хто більш впливовий?». Керівники, відбиваючись від втручання зовні, часто самі втручаються в чужі справи. Найефективніший засіб боротьби з дублюванням функцій і зазіханням на всебічну компетентність - чіткі та деталізовані посадові інструкції, які враховують гнучкість розвитку організації та цілі їх діяльності, що постійно змінюються.
Гріх сьомий: спроба звалити провину на інших. Багато керівників спрямовують енергію на зовсім непотрібні справи. Найбільш типовий приклад - перекладання провини на інших у випадку невдачі, коли енергія спрямовується в минуле, хоча виправити вже нічого не можна. Корисніше націлити енергію на майбутнє - на те, що потрібно робити негайно. Завдання керівника - встановити об’єктивні причини невдач, а не шукати «козла відпущення».
» следующая страница »
1 ... 279 280 281 282 283 284285 286 287 288 289 ... 310