Втрати часу при виконанні функцій «прийняттярішень»:
квапливі рішення; нерішучість, відкладання рішень; прагнення зібрати всі факти раніше, ніж прийняти рішення; прийняття рішення безпосередньо на засіданні.
Але недостатньо тільки виявляти «марнотрати» часу. Мало що дає розуміння, що ваша поведінка є відхиленням від необхідної норми. Більш важливо встановити причини такого відхилення. Якщо керівник не розуміє «патологічності» самого процесу і не навчиться розпізнавати його симптоми на початковій стадії, він ніколи не зможе раціонально використовувати час.
Планування часу керівників і спеціалістів. Шляхи підвищення ефективності використання робочого часу
Спостерігати за затратами свого часу й оцінювати, чи дійсно ці затрати відповідають вашим потребам, можна за допомогою таких запитань: що я відчуваю, коли роблю це? Як я використовую свої здібності? Який результат моїх часових затрат? Чи відчуваю я напруження в даний момент? Чи дійсно я сповнений енергії та сил? Як і чому я вирішив потратити час саме на це? Зверніть увагу - ці запитання служать лише для отримання інформації, а не для винесення судження. Якщо ви незадоволені собою, ваші судження можуть стати на заваді процесу навчання і внесення змін. Більш корисно просто подивитися на те, як витрачається час, і зібрати ці спостереження. Це врешті вплине на вашу самооцінку, і зміни відбудуться самі по собі.
У багатьох керівників виникають проблеми з розподілом часу. Але ті, хто вміє ним ефективно розпоряджатися, стають дуже скрупульозними, «укладаючи» свій час, вони постійно ставлять перед собою такі запитання: чи треба це робити? Чи хочу я це робити? Якими можуть бути потенційні результати? Як це зробити найпростіше? Чи можу я залучити собі у допомогу додаткові ресурси? Чи не можу я зробити щось інше?
Ідея, яка міститься в терміні «вклад часу», вкрай корисна. Треба ставитися до свого часу так, як талановитий вкладник капіталу поводиться із своїми акціями. Проблеми в тому та іншому випадку подібні. Інвестор не може мати вклади скрізь і тому обирає певні капітальні вкладення. Він так розподіляє свої інвестиції, щоб загальний ефект був найбільшим. Аналогічно й менеджер розпоряджається обмеженою кількістю часу і повинен, вкладаючи його, максимізувати свої результати. Досягненню успіхів у цій справі сприяє чітке й постійне планування своєї роботи.
Планування - це те, з чого повинен починати керівник. Це раціональне визначення того, куди ви хочете йти і як ви збираєтесь досягти цього. Поки ви цього не зробите, ви не можете бути впевненим у тому, що ваші зусилля використовуються в правильному напрямку. Римський політичний діяч, філософ і письменник Л. Сенека радив: «Коли людина не знає, в яку гавань вона прямує, жоден вітер не буде дути в потрібному напрямку».
Багато керівників за своєю вдачею - лідери. Вони приймають рішення інтуїтивно, без попереднього обмірковування. Але все- таки для більшості керівників, коли роботи стає дедалі більше й більше і вона ускладнюється, планування виявляється потрібним не тільки для того, щоб чітко уявляти собі, чого вони прагнуть, а й передбачити різні варіанти виконання роботи.
Керівники часто чинять опір плануванню через небажання присвятити цьому час і думки, а також розробити для цього особливі процедури та взяти на себе певну відповідальність. Терміновість невідкладних справ зазвичай перемагає. Чим більше справ звалюється на керівника, чим більша пака паперів на його столі - тим менше керівник буде схильний до того, щоб викроїти час для планування. Але в тривалій перспективі - це його єдина надія. Керівники, які чинять опір плануванню, тому що в них немає часу, не в змозі зазирнути вперед і передбачити величезну економію часу та поліпшення роботи, до яких призводить це планування. Екс-президент компанії «Дюпон», Кліфорд Грінволт, сказав з цього приводу, що висококваліфікованими можна вважати тих, які спочатку складають план, а потім дотримуються його спокійно, не заганяючи себе божевільним темпом. Планування власного часу полегшує виконання роботи, тому що кожна хвилина, яка витрачається на планування, зберігає три-чотири хвилини у роботі.
» следующая страница »
1 ... 278 279 280 281 282 283284 285 286 287 288 ... 310