Бухгалтерський облік у документах

—           мінімальний і максимальний строки перебування первинного документу у підрозділі або у виконавця;

—           в який момент кожний вид первинних документів складають, приймають до обліку, пе­редають в обробку і здають в архів.

Документуванням господарських операцій займаються не лише працівники бухгалтерії', але й у першу чергу ті, хто здійснює господарські операції' і дає доручення або дозвіл на їх проведення (посадові особи виробничих, технологічних, інженерно-технічних та інших служб підприємства). Для цього кожному виконавцю видають витяг із графіка документообігу, в якому наводять перелік первинних документів, які відносять до функціональних обов’язків даного співробітника, строки їх подання і підрозділи підприємства, в які їх передають, строки і порядок подання первинних доку­ментів (див. п. 5.4 Положення № 88).

5.2.2.                                                                               Приклад складання графіка документообігу

Графік документообігу повинен передбачати оптимальну кількість підрозділів і виконавців для проходження кожним первинним документом і визначати мінімальний строк його знаходжен­ня у підрозділі. Графік залежить від особливостей організації' виробництва і структури конкретного підприємства, тому універсальних порад з його розробки немає. Але в будь-якому разі є загальні рекомендації, що допоможуть створити свій універсальний графік. Крім цього, приблизний графік документообігу є в додатку до Положення про документи і документообіг у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну СРСР від 29 липня 1983 року № 105. Зразок графіка наведено у таб­лиці.

5.3.                                                                             Відповідальність за заповнення документів і дотримання графіка документообігу

На підприємстві варто обумовити чіткий розподіл відповідальності за оформлення, по­дання й обробку первинних документів серед посадових осіб підприємства. Тому керівник, щоб упорядкувати документальне фіксування фактів господарської діяльності, затверджує перелік поса­дових осіб, що мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на господарську опе­рацію, пов’язану з відпуском (витрачанням) коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна (потрібно пам’ятати, що з такими особами ст. 135 Кодексу законів про працю України зобов’язує укласти письмовий договір про повну матеріальну відповіда­льність). Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх у встановлені гра­фіком документообігу строки для відображення в обліку, за достовірність даних цих документів не­суть особи, які склали і підписали первинний документ.

Зразок графіка документообігу на підприємстві

Найменування документа	Засто­сування до­кумента	Створення документа	Перевірка документа	Обробка документа	Передача в архів
кількість примір­ ників	відпові­дальний за оформ­лення	підстава для створення доку­мента	строк виконання	особи, які підписують документ	відпові­дальний за перевірку	хто подає	строк подан­ня	хто виконує	строк ви­конання   « Содержание » следующая страница » 1  ... 189 190 191 192 193 194195 196 197 198 199  ... 500